보고서를 쓰면서 고민해 볼 만한 것

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직장을 다니는 모든 사람은 보고서 작성이라는 굴레를 벗어날 수 없습니다.
업무를 하다보면, 여러 보고서 작성 업무가 하루 일과의 처음과 끝을 장식하는 경우가 있습니다.

 

HR에서도 채용, 평가, 보상 등 다양한 영역에서 여러 보고 형태가 이루어질 것입니다.
이러한 보고서(or 기획서)를 쓰는 이유는, 크게 두 가지로 생각해 볼 수 있을 것 같습니다.

첫째는 중요한 의사결정이 내려진 과정과 배경을 기록해 두기 위함이거나,
둘째는 보고서를 읽는 사람에게 의사결정을 위해 필요한 정보를 제공하기 위함일 것입니다.

 

보고서의 형식은 정해진 틀이 있거나 사업분야 등에 따라 다르지만 보고서가 갖추어야 할 공통된 조건 중 하나는,
보고서를 읽고 난 상위자가 보고자에게 묻고 싶은 내용이 포함되어 있어야 한다는 것입니다.

그럼, 상위자가 보고를 받았을 때 묻고 싶은 것은 크게 다음과 같은 3가지를 고려할 수 있습니다.

1. 무엇을 하려고 보고서를 작성했는가?
2. 보고서에 있는 내용의 일을 하려면 내가(또는 회사가) 어떠한 지원(투자, 인력, 시간 등)을 필요로 하는가?
3. 보고서에 들어있는 목표를 달성하기 위해 해결해야 할 일은 무엇이고, 어떻게 할 예정인가?

 

 

설득력있는 보고서란 이러한 내용의 궁금증에 대한 해답을 모두 포함하고 있는 문서일 것입니다.
보고서를 작성하기 위한 다양한 기법이 있지만, 가장 널리 알려져있는 3W 기법을 소개합니다.

3W는 다음과 같은 핵심보고 내용을 의미합니다.

  • WHAT:  보고서의 결론 (무엇을 하려고 하는가?)
  • WHY:  결론의 근거 (왜 이 일을 하려고 하는가?)
  • HOW:  구체적 실행 전략 (어떻게 하려고 하는가?)

3W를 이용한다면 ‘보고하는 주체가 의도하는 바를 명확히 전달할 수 있고,
보고서를 읽는 주체는 보고하고자 하는 내용을 명확히 이해할 수 있는’
보고서를 완성할 수 있을 것입니다.

3W를 이용하여 기획서 or 보고서를 작성하는 요령과 순서는 다음과 같습니다.

1)  WHY:  이 일을 통하여 이루고자 하는 목표 (보고의 배경과 목적, 보고의 필요성)
2)  WHAT:  목표를 달성하기 위하여 해야 할 일 (문제해결 방향과 추진과제)
3)  HOW:  할 일들에 대한 구체적 계획 (업무 내용/예산/방향/일정)
4)  SO WHAT:  목표를 실현함으로써 얻을 수 있는 기대효과 (정성, 정량적 기대효과 분석)

막상 보고서를 쓰려고 마음먹으면 막막한 경우가 많은데, 3W의 구성요소를 살펴보면 놓치기 쉬운 부분을 다시 한 번 살펴볼 수 있었던 것 같습니다. 3W는 보고받는 사람이 알고 싶은 핵심이 무엇인지 논리적으로 표현하는 방법을 체계화한 기법으로 보고서 말고도 회의, 협상과 같은 다양한 상황에서 활용이 가능합니다.

 

보고서는 회사에서 다양한 업무와 프로젝트를 원활히 진행하기 위한 필수 요소임과 동시에 보고서를 작성한 사람의 능력을 보여줄 수 있는 좋은 기회이기도 합니다. 다양한 관점과 자신의 경험을 바탕으로 보고서를 작성하고자 고민하고 노력하시는 담당자분들께 참고가 되시길 바랍니다.

 

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