좋은 회의 문화 만들기 – 진행자 편

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지난 달 25일은 제가 원티드살롱 진행자로 데뷔한 역사적인(?) 날이었습니다.

원티드 미드필더 활동 중 하나인 원티드살롱 리더로 소그룹 토론을 이끌어가는 역할을 수행하게 되는데요, ‘헉! 서로 처음 만나는 사람들 사이에서 한 시간 동안 대화를 이끌라고? 나는 너무 쪼렙인데 …’

두번째 원티드리더 활동을 앞두고 스스로를 토닥이고 더 좋은 진행자로 거듭나기 위해 공부한 내용을 글로 정리해 보았습니다. 이 글이 우리 회사의 좋은 회의 문화를 만들어 나가는 데에 도움이 되 시길 바랍니다.

 

  1. 미팅의 주제, 목적, 원하는 결과물을 확실히 이해하자
예를 들어 12월 원티드살롱의 주제는 HR 데이터 활용이었고,
참여자들은  각자가 가지고 있는 데이터 활용에 대한 고민과 실사례 등을 가지고
지식 공유와 실무자들의 도움을 얻고자 했다.
또 소그룹 토론을 통해 주제를 좀 더 심도있게 다루고
각자가 얻은 인싸이트를 가지고 돌아가 대그룹과 나누는 것을 목표로 했다.

 

  1. 누가 참여하는지 확인하고 잠재적인 이슈를 파악하자
감사하게도 원티드살롱은 참여하는 분들의 신분(?)이 확실하고
또 그들이 스터디에서 어떤 이야기를 하고싶은지 신청단계에서 미리 파악된다.
그렇다면 잠재적인 이슈는 어떤 점들이 있을까?
‘아무래도 진행이 서툴다보니 발언 기회와 시간이 치우칠 수도 있겠다.’
‘아… 나는 내 얘기하는 거 너무 좋아하는데 어떡하지?’
‘의견충돌이 있다면 내가 잘 조율할 수 있을까?’ 등
진행자로서 마주할 법한 요소들을 미리 생각해 본다.

 

  1. 간단한 규칙을 정하자
‘말을 하고 있지 않더라도 모두가 마이크와 카메라를 켜서 활발하게 참여하기.’
‘다른 사람의 의견에 동의하지 않더라도 비판하지 않기.’
‘다른 참여자의 말을 끊지 않기’ 등 간단한 규칙을 정한다.

 

  1. 적절한 질문으로 토론을 활발하게 이끌고 경청하자
네/아니요 로 짧고 의견이 나뉠 수 있는 질문 보다는
‘~한 경험을 하신 분 사례를 공유해주실 수 있나요?’
‘~에 대한 의견을 말씀해주실 수 있나요?’ 등  개방형 질문을 한다.
또 온라인으로 진행되는 미팅이라면 그 특성을 고려하여
발언하는 참여자가 느낄 수 있을 만큼 의식적으로 적극적인 경청을 한다.
‘오~ 그런 부분은 생각도 못했어요.’ ‘정말 도움이 되는 예시 에요!’ 같은 리액션이나
엄지척, 하트, 박수 등 미팅 툴에 있는 기능을 활용한다.

 

  1. 토론을 마무리하고 다시 한번 나눈 이야기를 정리하자
한 시간 가량 진행되는 미팅에서는 여러 주제를 가지고 정말 많은 이야기가 오고 간다.
미팅 종료 전, 우리 그룹에서 나눈 이야기들을 큰 맥락으로 정리하고
더할 내용은 없는지 제거했으면 하는 부분은 없는지
결과물에 대해 참여자들과 확인한다.

 

아… 머리 속에 정리된 내용처럼만 진행할 수 있었다면 정말 좋았을 텐데 말이죠 … 초보 진행자인 저는 공동 진행자의 존재를 잊은 체 혼자 토론을 이끌기 시작합니다. 오디오가 비는 어색함이 싫어 모든 참여자의 출석을 확인하지도 않고 자기소개를 해버립니다.

‘리더’ 혹은 ‘진행자’ 의 타이틀은 정말 무겁고 겁이 나는데요, 특히 회의나 토론을 이끌어본 경험이 비교적 많지 않은 주니어-미들 레벨의 담당자 분들이라면 미리 파악하고 준비해야 할 내용들이 더 많습니다.

<좋은 회의 문화 만들기> 너무 어렵지만 차근차근 나아가 볼까요?

 

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