안녕하세요, 인살롱 첫 게시물로 인사드리는 VTPL 인사팀의 HR Generalist 포지션을 담당하고 있는 이동연입니다. 원티드 앰버서더 5기에 참여해서 인살롱에 글을 기고할 기회가 주어져 영광입니다 🙂

어느덧 VTPL에 입사한 지 2년 반이 지났습니다. 그동안 HR 제너럴리스트 포지션으로서, 채용, HR 행정 업무, 급여, 노무 관리, 자산관리, 비품 관리, 정부 지원사업, 기타 소통 업무 등 넓은 범위의 업무를 처리하고, 경험하는 데 집중하였습니다. HR제네럴리스트 포지션 업무에 대한 내용은 다음 글에서 추가로 이야기하도록 하고 오늘은 본격적으로 온보딩 프로젝트에 대해서 집중해서 이야기해보려고 합니다.

VTPL은 현재 40명 정도의 규모의 뷰티회사로 200인 사업장을 목표로 활발하게 확장을 위한 채용을 진행하고 있습니다. 그동안은 소규모의 인원이기 때문에 채용과 온보딩 보다는, 넓은 범위의 업무를 처리하는 데 집중했다면, 본격적으로 채용-온보딩 프로젝트를 맡게 되면서 어떻게 온보딩을 기획하고 운영해 나갈지 고민하고 있습니다. 타 회사 온보딩 담당자분과도 소통하고, 자료를 서칭하며 온보딩에 대한 레퍼런스를 찾고 VTPL에 맞는 방법을 적용하기 위해 노력하고 있습니다. 제가 기획한 온보딩 프로젝트가 다른 HR담당자분들께 도움이 되고자 이번 프로젝트를 글로 작성하게 되었습니다. 우선, HR에 관심이 있지만, 아직 취업 준비를 하고 계시거나 HR쪽으로 직무를 전환하고 싶으신 독자분들을 위해 온보딩 정의부터 짚고 본격적으로 프로젝트에 대해 소개해드리겠습니다.

• 온보딩이란?

온보딩이랑 영어로 ‘배에 탄다’는 뜻으로 신규 직원이 조직에 수월히 적응할 수 있도록 기업에서 안내하는 모든 과정을 뜻합니다. 다시 신입 직원들이 원활하게 직무를 수행할 수 있도록, 기업에 초기부터 잘 정착하고 업무에 적응할 수 있게끔 준비시키는 과정을 일컫는 용어입니다. 온보딩이 성공했을 경우 기업 조직문화에 빠르게 적응하고, 업무적 생산성을 향상 시킬 수 있는 기대효과가 있습니다. 그 외에도 신규 직원들의 이탈을 방지하고 유지율을 높일 수 있으며, 소속감을 고취하는 효과가 있습니다.

• 그동안의 온보딩 과정은?

스타트업의 1인 HR 담당자분들만 공감하실 내용이지만, 작은 기업 특성상 넓은 업무의 범위에 업무를 처리하는 데 치중되다 보니 온보딩을 체계적으로 해오지 못했습니다. 진행해왔던 온보딩 내용은 입사 전 입사 서류, 회사 위치에 대한 사전 안내와 입사 후 첫날 때 소프트웨어 설치 및 소개, 이용 방법에 대한 가이드, 회사 및 조직문화 소개, 오리엔테이션, 현업의 인수인계 정도로 온보딩 과정이 대부분 첫날에 마무리되었습니다. 신규 입사자 입장에서는 첫날에 한꺼번에 몰아서 설명을 듣다 보니, 이해되지 않는 부분들도 있고, 들어도 휘발되는 내용들도 많고, 어떤 부서가 있는지 등 회사 전체를 파악하는 데 시간이 걸릴 수 밖에 없는 온보딩이었습니다. 2020년 입사 때를 돌이켜보면, 이런 부분들에 대해 상세하게 안내할 수 있는 가이드가 있었으면 더 빠르게 회사에 적응할 수 있지 않았을까 하는 아쉬움이 컸습니다.

• VTPL에서 기획하고 있는 온보딩은?

그동안 진행되던 온보딩의 아쉬움을 뒤로 하고, VTPL만의 온보딩 프로젝트를 신규로 기획하고 있습니다. 프로젝트의 목표는 상세한 매뉴얼과 가이드 제공을 통해 신규 입사자가 첫날 입사해서 회사에 대해 모르는 점이 없도록 모든 내용을 사전에 알려주기입니다. HR 담당자가 이것까지 알려주나? 싶을 정도로 세세하고 디테일하게 신규 입사자를 챙기는 것을 목표로 하고 있습니다. 입사 첫날에 단순히 끝나는 온보딩이 아닌, 오퍼를 수락한 시점부터 프리보딩부터 입사 첫날, 입사 일주일 후, 입사 한 달 후, 수습 기간 종료 시점까지 온보딩을 체계적으로 진행하여 하나부터 열까지 빠짐없이 꼼꼼하게 챙겨주기입니다. 우선적으로 이번 글은 온보딩 중 프리보딩 기획에 대해 정리해보았습니다.

<프리보딩 1단계 채용 후 입사 안내>

프리보딩은 입사자가 최종 오퍼를 수락하는 순간부터, 입사일까지의 기간을 프리보딩이라고 합니다. 프리(pre)+온보딩으로, 프리보딩에 신경 쓰는 이유는 입사 전에 기업에 대한 정보를 제공해서 첫날부터 신규 입사자에게 소속감과 안정감을 주기 위함입니다. 여러분의 입사 첫날은 어떠셨나요? 입사 첫날을 떠올려보시면 많이 긴장되고, 어떻게 출근할지, 복장은 어떻게 입고 가야 할지, 엘리베이터는 어떻게 이용하는 건지 등 사소한 것들이 모두 낯설기만 한 날입니다. 예를 들면 VTPL은 현재 공유 오피스를 이용하고 있는데, 엘리베이터 1호기와 같은 경우는 1층부터 8층까지만 운행되기 때문에 2,3 호기를 이용해야 15층으로 올 수 있습니다. 물론 엘리베이터에 적혀있겠지만,신규 입사자 입장에서 출근 초행길에 사무실을 찾지 못한다는 불안감이 있을 수 있고 혹여라도 지각까지 하게 된다면, 입사 첫날부터 자신감이 하락하고 회사에 대한 부정적인 경험을 할 수 있습니다. 그런 일을 방지하고 출근부터 원활하게 잘 적응하게끔 하고자 미리 공유오피스 이용 방법, 엘리베이터 이용 방법 안내, 복장 관련 안내에 대한 내용을 이메일로 사전에 안내하기 단계를 추가하였습니다.

<프리보딩 2단계 내부 소통&팀 사전 안내>

신규 입사자의 입사 소식을 내부에 미리 알려서 신규 입사자가 입사할 부서에서 미리 준비할 수 있도록 이력서를 공유하고, 수습 평가 제도에 대해 사전 안내하고 있습니다. 수습 평가는 어떻게 진행되고, 어떤 항목을 평가할지 부서와 인사팀이 사전에 미리 협의하고, 어떤 목표를 설정하면 좋을지 논의를 통해 평가서를 제작하고 있습니다. 수습 평가뿐만 아니라, 신규 입사자가 부서에 잘 적응할 수 있도록 도움을 주고, 업무에 대해 알려주고, 멘토 역할도 함께 수행할 수 있기를 기대하고 있습니다. 그 외에도 IT팀으로 업무용 노트북, 모니터 요청, 총무 담당자에게 명함 및 웰컴키트/비품 준비 요청을 미리 하여 신규 입사자를 위해 빠짐없이 준비할 수 있도록 기획하고 있습니다.

신규 입사자에게는 팀에 대한 사전 안내 진행해보면 적응하는 데 도움이 되지 않을까? 라는 생각으로 팀원 사전 안내에 대한 자료도 제작 진행 중입니다. 팀원 소개, 사수가 될 사람, 부서 구성 등 필요 정보를 미리 제공하여 업무에 빠르게 적응할 수 있도록 하는 것이 목표입니다. 팀원 이름, 업무에 대해 간단하게 소개하는 글을 입사 전에 미리 전달 드릴 예정입니다. 그 외에도 조직도, 사무실 자리 배치도를 제공하여 업무에 필요한 부서를 찾아 빠르게 협업할 수 있도록 전체 직원 이름과 부서명, 담당하고 있는 업무 정보를 제공할 예정입니다.

<프리보딩 3단계 필요 서류 입사 전 요청>

입사 서류는 다른 기업들도 마찬가지겠지만, 매번 입사 후 첫날에 일괄로 받았습니다. 생각보다 입사 첫날에 서류에 대해 궁금한 점이 많으신데 궁금함을 참았다가 입사 후에 말씀해주시는 경우가 많았습니다. 이 00 서류는 이걸로 대체 가능할까요? 개명을 했는데 어떤 서류를 내야할까요? 00 서류는 필수 서류인가요? 등 입사 전에 서류를 준비하며 궁금했던 부분들을 나중에 여쭈어보시는 경우도 많습니다. 특이사항이 발생하여 필수 제출 서류 발급이 늦어져서 입사일에 맞춰 준비하지 못한 분들도 계시는데, 이럴 경우 HR 담당자 입장에서 한 번 더 서류를 챙겨야 하는 상황이 발생합니다. 사실 작은 규모의 기업은 한 번 더 챙기는 것이 어렵지 않지만, 200인 사업장을 목표로 빠르게 채용 확장하고 있는 회사에서는 놓치기 십상입니다. 한 번에 필요한 서류를 받고자, 입사 전에 서류를 이메일로 요청해서 미리 서류를 받는 방식으로 변경하였습니다.

마지막으로 실무자 입장에서 온보딩 프로젝트를(프리보딩) 위해 안내하고 미리 제작해야 하는 업무를 요약해드립니다.

1. 공유오피스 이용 방법 가이드 pdf 제작
2. 출근 전 이메일 발송 (출근길 안내, 입사 서류 제출 안내, 복장 안내, 명함 정보 회신 요청)
3. 내부 소통 (현업 부서, IT, 총무)
4. 수습평가서 준비
5. 부서 팀원 소개&조직도&자리 배치도 pdf 제작

이렇게 온보딩 part1 프리보딩 기획에 대한 글을 마무리하려 합니다. 여러분께 제 기획이 도움이 되었으면 좋겠습니다! 프리보딩까지 챙기기보단 입사 후 천천히 적응해도 되지 않을까? 라는 관점을 가지신 분들도 계실 것으로 예상되고, 온보딩에 대한 정답은 없기 때문에 기업 상황에 맞게 적용하시면 됩니다. 제 온보딩 기획안은 아직 기획 단계인 점 참고 부탁드리겠습니다. HR이나 온보딩 담당자분들은 언제든지 피드백이나 의견 환영입니다.

온보딩 프로젝트 part 2 게시글은 본격적으로 입사 후 신규 입사자를 위한 온보딩 내용입니다. 다음 글도 기대해주세요^^

다른 기업 HR/ 온보딩 담당자분들과 소통 환영입니다 !

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