담당자님! 아직도 엑셀로만 근태관리 하세요? (feat. SQL)

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안녕하세요. 포스타입 HR팀에서 일하고 있는 송지현입니다.

근태 업무를 담당해보신 분이라면 한 번쯤은 ‘어떻게 하면 데이터를 더 잘 관리할 수 있을까?’를 고민해보셨을 것 같은데요. 오늘은 SQL을 근태관리 업무에 활용했을 때의 장점을 공유하고자 합니다. 결론부터 말씀드리면, 저는 월평균 하루 이상의 근태관리 리소스를 20분 내외로 줄일 수 있었고요. 수식 오류나 누락건 등 휴먼에러를 줄여 정확성을 높일 수 있었습니다. 또한 근태 데이터에 기반한 다양한 제도를 기획하고 테스트하고 있답니다. 😀

 

1. 엑셀을 사용할 때의 장단점

 

많은 HRer 분들은 엑셀을 활용해 데이터를 가공합니다. 근태 관리 솔루션이나 출퇴근기록기를 사용하게 되면 대부분의 로데이터(raw-data)는 엑셀 파일로 되어 있고, HR 매니저에게는 엑셀이 친숙하기 때문일 것 같은데요. 하지만 회사가 성장하며 구성원 수가 늘어나게 되면 데이터의 양이 많아지고 특이사항도 증가하죠. 자연스럽게 누락이나 수식 오류 같은 휴먼 에러가 발생하거나, 히스토리를 파악하기 힘든 자료가 되어버립니다. 사용은 쉽고 편리하지만, 데이터가 많아질수록 업무 속도가 느려지고 정확성에도 영향을 미치게 되는 것이 단점이죠.

저도 이전 직장에서는 매월 근태 데이터를 정리하는 것이 루틴이었는데요. 근무 기록 누락은 없는지, 근무 미달은 없는지, 주 또는 월별 총 초과 근무 시간은 얼마나 되는지, 지각자는 몇 명인지 등을 살펴보기 위해 근태 데이터를 정리하고는 했습니다.

 

2. SQL을 사용할 때의 장단점

 

하지만 포스타입에서 SQL을 배우며 근태관리를 더 효율적으로 할 수 있게 됐습니다. SQL은 Structured Query Language의 약자로, 데이터베이스에서 데이터를 추출하고 가공하는 데에 사용하는 프로그래밍 언어입니다. 쉽게 말해, 데이터베이스에 저장된 정보를 쉽게 찾고 정리하게 도와주는 도구인데요. SQL을 통해 데이터베이스에 저장된 흩어진 데이터를 효율적으로 추출하고 가공할 수 있어 기존 엑셀의 단점인 느린 속도와 정확성을 해결할 수 있습니다.

* 참고로 포스타입은 SQL을 활용하기 위한 오픈소스 BI(Business Intelligence)툴로 Metabase를 사용하고 있습니다. 🙂

 

3. SQL 활용 예시

 

그럼, SQL로 어떻게 근태 데이터를 효율적으로 관리할 수 있는지 예시를 통해 살펴보겠습니다. 구성원의 초과 근무 수당을 지급하기 위해 또는 주 52시간 근무시간 준수 여부를 확인하기 위해 주차별, 월별 초과근무시간을 정리해야 한다고 가정해 보겠습니다. 엑셀을 이용한다면, 구성원의 출퇴근 시간이 기록된 로데이터를 다운로드 한 뒤 열을 추가해서 수식을 만들고, 주차별, 월별 근무시간을 정리해야 합니다. 물론, 엑셀이 능숙한 분들이라면 피벗 테이블이나 매크로(VBA)를 활용해 시간을 단축하고 계실 것 같습니다. 하지만 살펴보고 싶은 기간이 길어질수록, 확인해야 하는 구성원 수가 늘어날수록 데이터 가공은 시간이 오래 걸리거나 로딩 오류가 발생할 위험이 커집니다.

반면, SQL을 이용하면 데이터를 훨씬 빠르고 정확하게 정리할 수 있습니다. Metabase에서 데이터소스를 선택하고 DB 문법에 맞는 쿼리를 작성하면 되는데요. 쿼리는 한 번만 작성하면 이후에는 계속 활용이 가능하기 때문에 매주, 매월 같은 업무를 반복할 필요가 없습니다. 이후에는 로데이터를 업로드하는 것으로도 원하는 정보를 얻을 수 있으니 업무 속도는 빨라지고, 수기로 조정하는 부분이 줄어 정확도는 올라갑니다. 여기에 몇 가지 조건만 부여하면 기간별, 소속별, 직책별, 근속연수별로 원하는 데이터를 쉽게 조회할 수도 있습니다.

SQL 사용 시 이점을 더 살펴볼까요? 엑셀이라면 서로 다른 시트에 있는 정보를 함께 살펴보기가 어려운데요. 대부분 같은 시트로 탭을 옮겨 사용하거나, 매크로를 이용하는 복잡한 작업을 거쳐야 합니다. 하지만 SQL을 이용하면 JOIN(INNER, OUTER, CROSS 등) 쿼리를 이용해 여러 시트(테이블)에 있는 로데이터를 한 번에 살펴볼 수 있습니다. 출퇴근 기록과 연차휴가 사용 기록, 점심 식비 사용 기록을 가져와 근무가 아닐 때 점심 식비가 사용되진 않았는지 간단히 체크할 수 있고요. 초과근무 사용일에 초과근무 사전신청 워크플로우를 제출했는지도 매칭해볼 수 있습니다.

번외로, BI툴 중 하나인 메타베이스는 데이터 시각화가 용이합니다. 가공한 데이터에 색을 넣어 강조하거나, 라인/바/콤보/파이 등 여러 형태의 그래프로 표현할 수 있고요. 대시보드를 구성할 수도 있어 여러 데이터를 한 눈에 보기 쉽도록 정리할 수 있답니다. 😉

 

 

4. 마무리하며 : HR과 SQL

 

SQL은 관리 업무의 효율을 증가시켜줄 뿐 아니라, data-driven 의사결정에도 도움을 준다고 생각하는데요. 빅데이터 기반의 가설-검증이 용이해짐에 따라 우리 회사에 필요한 부분을 빠르게 찾아 테스트 적용해볼 수 있습니다. 예를 들어 원온원 진행 횟수가 평가 결과에 미치는지 여부를 파악해 원온원 활성화 캠페인을 진행해 볼 수 있고요. 출근 시간과 평가 결과의 상관관계를 분석해 시차출퇴근 허용 범위를 앞/뒤로 조율하는 것을 제안할 수도 있습니다. (데이터에 기반한 기획은 경영진분을 설득하는 강력한 무기가 되니까요!)

이외에도 저는 법인카드 지출내역을 파악할 때, 성장지원금 잔여 한도를 확인할 때, 구성원이 선호하는 식당 리스트를 만들 때, 휴가 사용 추이를 확인하고 싶을 때 등 다양한 업무에 SQL을 사용하고 있답니다.

데이터를 효율적으로 관리하고 싶은 분들, 데이터 기반의 가설-검증으로 인사 기획업무를 하고 싶으신 분들, 데이터 중심의 의사결정을 하고 싶으신 분들이 계신다면 HR 업무에 SQL을 접목해 보시면 어떨까요? 불필요한 리소스를 최소화하면서 린하게 일하는 HRer, 데이터 기반의 의사결정으로 더 신뢰받는 HRer로 성장하는 기회가 될 수 있을 것이라 생각합니다. 😊

오늘도 고군분투하며 성장하는 모든 HR 담당자분들, 화이팅입니다. 감사합니다.

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