조직에서 회의는 꼭 필요한 존재입니다. 흔히들 조직을 ‘공동의 목표를 가진 사람들의 모임’이라고 정의합니다.  조직의 정의를 살펴보면 다들 공통적으로 ‘공동의 목표’가 들어가곤 합니다. 그 이유는 보통 조직이 모여 기업이 되고, 조직의 정의에서 말하는 공동의 목표란 기업의 미션 혹은 비전을 가르키기 때문입니다. 다시 말하면, 조직 = 기업, 공동의 목표 = 미션/비전이라고 볼 수 있습니다.

조직은 여러 사람이 모인 모임입니다. 그렇기에 공동의 목표를 달성하기 위해 수많은 의사 결정이 이루어져야 합니다. 이러한 의사 결정을 하기 위해 조직은, 그러니까 기업은 ‘회의’라는 효율적이고 효과적인 툴을 사용하고 있습니다. 효율적인 이유는 혼자 각 개인이 혼자 생각하는 시간의 총합보다 훨씬 짧은 시간에 의사 결정이 이루어지고, 효과적인 이유는 집단 지성을 이용하기에 개인이 결정하는 것보다 더 나은 결과를 가져오기 때문입니다.

하지만, 이상적인 툴인 회의를 올바르게 사용하고 있는 조직은 많지 않습니다.

약 5년 전, 대한상공회의소에서 실시한 설문 결과를 확인해보면 거의 대부분의 항목이 50점 이하인 걸 확인할 수 있습니다. ‘회의 필요성’과 ‘상하 간 소통’의 경우 다른 항목보다 특히나 낮은 점수를 기록하였는데, 이는 무조건적인 회의 소집과 원활하지 않은 소통에서 기인한 것으로 보입니다.

많은 기업들의 회의 문화 개선 사례, 익명 커뮤니티에서 확인할 수 있는 회의에 대한 개선 필요성 등을 보면 5년이 지난 지금도 회의는 효율성, 효과성과는 거리가 멀어보입니다.

저 또한 회사에서 회의/보고 문화 개선을 위해 많은 챌린지를 받고 있는데요. 회의 개선 관련 많은 사례를 스터디한 결과, 참고할 만한 좋은 책이 있어 소개해드릴까 합니다.

회의 문화 개선을 위해 조직 문화 담당자들이 해야할 일들을 책 내용을 토대로 5단계로 정리해보았습니다.

첫째, 기업에 맞는 회의를 정리합니다. 이 책에서는 소위 가짜회의를 경계하고, 진짜회의를 해야한다고 말합니다. 여기서 말하는 가짜회의란 무엇일까요? 그 전에 ‘회의’라는 용어를 한 글자씩 나누어 보아야 합니다. 회의는 ‘회(會, 모일 회)’와 ‘의(議, 의논할 의)’로 구성되어 있는 단어입니다. 이렇듯 회의는 사람이 모여서 의논이 이루어져야 합니다. 또한, 앞서 회의에서는 의사 결정이 이루어진다고 말씀드렸는데요. 그렇기에 회의에서는 ‘결(結, 맺을 결)’이 이루어진다고 볼 수 있습니다. 의사결정이 이루어지면 회의에 참석한 사람들은 돌아가서 무엇을 해야할까요? 결정된 사항을 실행해야 합니다. 그렇기에 회의에서는 ‘行(行, 행할 행)’도 이루어집니다. 이렇듯 회의는 회(會), 의(義), 결(結), 행(行)이 이루어져야 합니다. 이 네 가지가 충족되어야 ‘진짜 회의’가 될 수 있고, 하나라도 충족되지 못한다면 ‘가짜 회의’가 될 수 밖에 없습니다.

둘째, 효율적인 회의 운영을 위해 인프라를 정리합니다. 앞서 소개한 대한상공회의소 설문(2017)을 확인해보면, 회의 효율성 항목이 낮은 걸 볼 수 있습니다. 그 중 가장 낮은 항목은 ‘회의 필요성’인데요. 참석자들이 필요하다고 생각하지 않는 회의가 많이 개최되기 때문에 ‘회의 필요성’의 항목의 점수가 낮게 나온 것으로 보여집니다. 이러한 회의에서는 회/의/결/행이 제대로 이루어지지도 않겠죠. 그렇기에 가짜회의로 보여지는 회의의 양을 먼저 줄여야 합니다. 참석자를 비롯한 구성원들이 필요하지 않다고 생각하는 회의가 많으면 많을수록 구성원들의 회의에 대한 불만은 커질 수밖에 없습니다. 회의는 회/의/결/행이 이루어질 수 있는, 꼭 필요한 회의만 개최할 수 있도록 하고, 꼭 필요한 참석자들만 소집하는 것이 바람직합니다.

셋째, 효과적인 회의 운영을 위해 회의의 질을 개선합니다.  회의의 효율성이 개선이 되었다면, 회의의 목표를 달성하기 위해 회의의 효과성을 개선해야 합니다. 이 책에서는 회의의 효과성 개선을 위해 DIET 프로세스를 소개하고 있습니다.

넷째, 구성원이 회의 문화 개선에 주체가 될 수 있도록 합니다. 조직 문화 개선에 있어서 가장 중요한 건 구성원이지만, 그 중에서도 리더의 의지가 가장 중요합니다. 조직 문화는 기업의 비전, 목표에 따라 정해지는데, 이러한 것이 리더의 생각을 담고 있기 때문입니다. 구성원을 이끄는 리더조차도 회의 문화 개선에 앞장서지 않는다면 구성원들은 개선 활동에 중요성을 깨닫지 못할 것입니다. 리더는 회의 문화 개선에 의지를 보이고, 회의 주관자(혹은 진행자)와 회의에 참석하는 구성원들도 개선 활동에 동참해야 합니다.

마지막으로, 개선 활동의 결과를 기업 문화에 정착시켜야 합니다. 모든 개선 활동은 일회성에 그쳐선 안됩니다. 계속 지속하여 기업 문화에 정착시키고, 그 후 개선 포인트가 보이면 새로운 개선 활동을 추진하는 등 싸이클을 반복하여야 합니다.