근로기준법에서는 근로계약을 체결할 때 임금 등 주요 근로조건을 명시하도록 규정하고 있다. 근로계약서 등 서면을 통해 근로조건을 명확히 명시하는 것은 근로기준법 준수 뿐 아니라 향후 근로조건 관련 분쟁을 최소화하는데 중요한 의미가 있는 바, 근로계약서 작성 시 지켜야 할 법령과 발생할 수 있는 이슈사항을 정리해보고자 한다.
근로계약 체결 시 준수해야 하는 사항, 근로조건의 명시
사용자는 근로계약을 체결할 때 근로자에게 임금, 소정근로시간, 주휴일 및 법정 공휴일, 연차유급휴가, 취업의 장소와 종사업무, 취업규칙의 필수기재사항을 명시해야 한다.
명시의 방법은 구두, 서면 모두 무방한 것이 원칙이지만, 최소한 임금부터 연차휴가에 관한 사항(①~④)은 반드시 서면으로 명시하고 근로자에게 교부해야 한다. 서면으로 명시한 근로조건이 변경될 때에도 마찬가지이다.
<정규근로자*에 대한 근로조건 명시 사항>
* 노동관계 법령에서는 정규직과 비정규직이라는 용어가 없고 정규직/비정규직은 사회적으로 분류되는 용어이지만 편의상 정규/비정규 근로자로 표현함. 참고로 법률상으로 정규직은 (1) 사용자에게 직접 고용된 (2) full-time 근무자로서 (3) 근로계약기간의 정함이 없는 근로자를 말함. 비정규직은 이 세 가지 요건 중 어느 하나라도 부족한 경우, 즉 (1) 사용자에게 직접 고용되지 않은 경우 파견근로자, (2) full-time으로 고용되지 않은 경우 단시간 근로자, (3) 근로계약기간의 정함이 있는 경우 기간제(계약직) 근로자를 의미함
만약 정규근로자가 아닌 기간제 또는 단시간 근로자라면, 기간제 근로자에게는 통상근로자의 명시 항목인 임금, 근로시간, 휴일 및 휴가, 취업장소와 종사 업무 외에 ‘근로계약 기간에 관한 사항’을 추가로 명시해야 하고, 단시간 근로자에게는 ‘근로일 및 근로일별 근로시간’을 명시해야 한다.
또한 정규근로자와 다른 점은 기간제 및 단시간 근로자의 근로조건은 모두 반드시 서면으로 명시하여야 한다는 점이다.
근로계약서 작성 시 발생할 수 있는 이슈사항
① 2021년 근로계약서 작성 시 특히 유의해야 할 사항이 있는지?
근로계약서 양식이 한번 정해지면 회사의 주요 근로조건이 변경되지 않는 한 매년 양식을 리뉴얼하는 경우가 많지 않다. 그러나 근로기준법 개정으로 2021.1.1.부터 30인 이상 사업장도 법정 공휴일을 유급으로 부여해야 한다. 따라서 그동안 근로계약서상 휴일 부분에 주휴일만 명시하고 법정 공휴일을 명시하지 않았다면 법정 공휴일을 추가하는 방식으로 근로계약서 양식 변경이 필요하다.
② 근로계약서를 입사 첫날에 반드시 써야 하는지?
반드시 첫 출근일에 근로계약서를 써야 한다. 근로기준법에서 사용자는 근로계약을 체결할 때에 근로자에게 주요 근로조건을 명시하도록 규정하고 있으므로, 근로계약 체결 시점인 입사와 동시에 근로계약서를 작성해야 법 위반에 해당하지 않는다.
③ 법에서 정한 명시 사항 외에도 실무적으로 추가하거나 고려할 항목이 있는지?
첫 번째는 수습기간이다. 만약 수습제도를 운영하고 있다면 반드시 근로계약서를 통해 수습기간을 주지하여야 수습기간의 효력을 인정받을 수 있다.
두 번째는 ‘연차휴가는 근로기준법(또는 취업규칙)에서 정하는 바에 따른다’고 명시하고 있는지 여부이다. 법에서 정한 서면명시사항이 아닌 경우에는 취업규칙에 따른다고 명시하는 것이 전혀 문제되지 않으나, 연차휴가나 임금과 같은 필수사항의 경우에는 a. 근로계약서에 구체적으로 작성하거나, b. 취업규칙에 따른다고 규정할 경우 근로계약서 교부 시 취업규칙의 해당 부분도 같이 교부를 하여야 한다. 어느 방법으로 진행하더라도 문제가 되지는 않지만 b. 방법으로 진행할 경우 근로계약서 작성 시 취업규칙 해당 부분도 같이 교부하지 않으면 근로계약 서면명시 사항 위반에 해당한다. 현실적으로 취업규칙 교부까지는 어렵기 때문에 근로계약서에 구체적으로 기재(a. 방법)를 하는 것이 바람직하다.
세 번째는 임금 구성항목, 계산방법, 지급방법 모두 명시해야 한다는 것이다. 이는 법에도 규정되어 있으나 실무적으로 ‘연봉 00원’ 정도만 기재하는 경우도 적지 않아 주의가 필요한 부분이다. 만약 월 급여에 기본급, 고정연장(또는 휴일, 야간)수당이 포함되어 있다면 기본급 외에 고정 O/T명목으로 지급되는 수당 산정근거인 시간외근무시간과 금액까지 명확히 명시해야 임금 구성항목과 계산방법 명시로 인정받을 수 있음에 유의할 필요가 있다.
④ 꼭 근로계약서와 연봉계약서를 따로 작성해야 하는지?
근로계약 체결 시 약정한 근로시간, 주휴일, 연차휴가에 관한 사항 등은 크게 변경되는 경우가 없으나, 임금에 관한 사항은 매년 변경되는 경우가 일반적이므로 최초 입사 시에는 모든 근로조건이 명시된 근로계약서를 작성(또는 근로계약서와 연봉계약서를 모두 작성)하고, 계약 갱신 시점에는 연봉계약서만 작성하는 경우가 많다. 그러나 반드시 연봉계약서를 별도로 작성해야 하는 것은 아니다. 근로계약서든 연봉계약서든 주요 근로조건 명시 및 교부의무를 준수하였는지 여부가 중요할 뿐 어떠한 형식으로 작성되어도 문제가 되지 않는다.
참고로, 임금의 구성항목, 계산방법, 지급방법이 변경되는 경우에만 근로자에게 서면으로 명시하고 교부하여야 하므로, 만약 연봉이 동결되어 임금에 변함이 없다면 연봉계약서를 다시 작성하여야 하는 것도 아니다.
⑤ 근로관계가 종료되면 근로계약서를 폐기해야 하는지?
근로기준법 제42조 및 동법 시행령 제22조에서는 근로관계가 끝난 날로부터 3년간 근로계약서를 보존하도록 규정하고 있어 근로관계 종료 시 근로계약서를 폐기하여서는 안된다. 이러한 근로계약서 보관은 법에서 정한 의무이므로 근로자의 동의를 받지 않고 퇴직일로부터 3년간 보관하여도 개인정보보호법 위반에 해당하지 않는다.
또한 전자문서 및 전자거래 기본법 제4조 제1항에서는 ‘전자문서는 전자적 형태로 되어 있다는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 아니한다’고 규정하고 있고, 전자문서법 해설서에서는 전자문서의 형태에 문서파일(PDF)도 포함된다고 해설하고 있는바, 근로계약서를 종이문서로 보관하지 않고 전자적 형태로 보관하는 것도 가능하다.
