채용담당자도 노동법을 알아야 한다.
채용담당자는 구성원을 영입하고자 할 경우 노동법령보다는 우리가 필요로 하는 인재인가에 초점을 둘 수밖에 없다. 누구를 채용할 것인지는 원칙적으로 기업의 자유라 할 수 있으므로 전혀 잘못된 방향은 아니다.
그러나 모집, 채용과정에서 불합리한 관행을 중단하기 위해 다양한 법령이 제·개정되고 있고, 구직자들의 권리의식도 상승함에 따라 채용담당자가 더 이상 노동법령을 외면할 수 없는 상황에 이르렀다.
1. 모집, 채용단계에서 주의를 기울여야 하는 법령
모집, 채용단계에서 주의를 기울여야 하는 법령은 다소 많은 것처럼 보이지만 큰 분류를 보면 의무고용관련 법령, 차별금지 관련 법령, 채용절차 관련 법령, 개인정보 보호 법령, 기타 법령(근로기준법은 근로관계가 시작된 이후에는 주요 법령이지만 모집과 채용단계에서는 기타 법령으로 분류된다)으로 나누어 볼 수 있다.
2. 의무고용 관련 법령 주요 내용
상시 20명 이상 사업장은 전체 고용인원의 3~8% 범위에서 국가유공자 등을, 상시 50명 이상 사업장은 전체 고용인원의 3.1% 이상의 장애인을 의무적으로 고용하여야 한다. 또한 상시 300명 이상의 근로자를 사용하는 사업장은 2~6% 범위에서 만 55세 이상의 고령자를 고용하도록 노력하여야 한다.
3. 차별금지 관련 법령 주요 내용
채용공고 단계
고용정책기본법을 비롯한 각종 법령에서는 모집, 채용에서 합리적인 이유 없이 성별 등 차별금지항목을 사유로 한 차별을 금지하고 있으므로, 채용공고를 할 때에는 해당 항목으로 우대 또는 제한하는 조건, 예컨대 특정 연령 이하로 제한하는 조건이나 특정성별에게만 특별한 채용조건을 제시하지는 않는지 점검해보아야 한다.
서류전형, 면접 단계
채용절차 관련 법령 주요 내용에서 설명할 ‘채용절차법에서 정한 요구금지항목’을 서류전형 단계에서 요구할 수 없다. 해당 항목을 이유로 차별이 이뤄질 가능성을 차단하고자 함이다. 따라서 면접 단계에서도 질문을 통해 차별금지항목과 요구금지항목에 대해서 직간접적으로 확인을 하지 않는 것이 타당하다. 다만 직무수행능력 판단에 필요한 조건이라면 차별금지항목이라 하더라도 질문하는 것은 가능하다. 물론 직무필요조건인지 여부는 그 조건에 따라 직무의 본질적인 의무를 수행할 수 있는지에 따라 엄격하게 판단되어야 한다.
4. 채용절차 관련 법령 주요 내용
채용공고 단계
채용절차법 제4조에서는 거짓채용광고 등을 금지하고 있다. 금지되는 거짓채용광고 등에는 ▲ 채용을 가장하여 아이디어를 수집하거나 사업장 홍보 목적 등으로 거짓의 채용광고를 하는 것, ▲ 정당한 사유 없이 채용광고의 내용을 구직자에게 불리하게 변경하는 것, ▲ 채용 이후 정당한 사유 없이 채용광고에서 제시한 근로조건을 구직자에게 불리하게 변경하는 것, 채용서류 및 이와 관련한 저작권 등 지식재산권을 구인자(기업)에게 귀속하도록 강요하는 것이 포함된다.
서류전형, 면접 단계
입사지원서, 입증자료 등 기초심사자료를 통해 입사지원자 본인의 용모ㆍ키 등의 신체적 조건, 출신지역, 혼인 여부, 재산, 직계존비속의 학력ㆍ직업ㆍ재산 등 직무 수행에 필요하지 아니한 정보(이하 ‘요구금지항목’)를 기초심사자료에 기재하도록 요구하거나 입증자료로 수집할 수 없다.
합격통보 단계
채용여부가 확정되었다면 채용 여부가 확정된 이후 일정기간 채용서류를 보관하여야 하고, 지원자(확정된 채용대상자는 제외)가 채용서류의 반환을 청구하는 경우에는 이를 반환하여야 한다.
채용서류의 반환 청구기간은 지원자의 채용 여부가 확정된 날 이후 14일부터 180일까지의 기간의 범위에서 구인자가 정한 기간이며, 반환대상 서류는 기초심사자료를 포함하여 지원자가 채용을 위해 구인자에게 제출한 모든 서류 전체를 말한다. 다만, 홈페이지나 전자우편으로 제출된 채용 서류, 지원자가 구인자의 요구 없이 자발적으로 제출한 서류는 반환할 의무가 없다.
5. 개인정보 보호 관련 법령 주요 내용
채용공고 단계
개인정보는 동의를 받아 수집·활용할 수 있다는 것은 누구나 알고 있다. 그러나 그에 앞서 개인정보는 그 목적에 필요한 범위에서 최소한의 개인정보만을 수집하여야 한다는 ‘필요최소한의 수집 원칙’을 염두에 둘 필요가 있다.
따라서 직무와 무관한 정보로서 민감정보나 고유식별정보는 가급적 수집하지 않는 것이 타당하며, 실무편의를 위해 서류전형 단계에서 면접 및 입사 이후에 필요한 개인정보까지 일괄적으로 수집하는 것 역시 지양해야 한다.
회사 자체 입사지원서 양식을 사용토록 첨부하는 경우 채용에 반드시 필요하지 아니한 항목은 삭제하여 불필요한 개인정보의 수집을 예방할 필요가 있다. 또한 자기소개서에 직무와 무관한 사생활 정보, 민감정보 등을 기재하지 않도록 안내하고, 자유 양식의 입사지원서를 활용할 경우에도 마찬가지로 직무와 무관한 개인정보를 기재하지 않도록 미리 안내할 필요가 있다.
서류전형, 면접 단계
입사지원서 등 서류를 통해 수집하는 개인정보 중 민감정보, 고유식별정보를 제외하고 채용을 위해 필요한 최소한의 일반정보는 지원자의 동의 없이 수집할 수 있다. 최소한의 개인정보는 지원자를 확인하는데 필요한 이름, 생년월일, 지원자와 연락하는데 필요한 연락처, 주소, 지원자의 직무수행능력을 평가하는데 필요한 학력, 성적, 자격사항 등이 해당한다. 여기서 학력, 성적, 자격사항은 채용예정 직위의 직무수행을 위해 관련 학력, 경력이 요구되는 경우에 한한다.
합격통보 단계
합격여부는 개인정보에 해당하므로 당사자에게 직접 통보가 될 수 있도록 전화, 이메일을 활용하여야 하고, 홈페이지를 통한 통보는 비밀번호 등으로 본인 확인 후 실시하여야 한다. 채용전형 및 이의신청 절차 등이 종료된 이후에는 입사지원자의 개인정보를 지체 없이 파기하여야 한다. 참고로 개인정보 보호법에서는 ‘지체 없이’라고만 표현하고 있으나, 행정안전부와 고용노동부가 공동으로 발간한 ‘개인정보보호 가이드라인[인사・노무 편]’에서 5일 이내로 안내하고 있다.
