재택근무를 실시하기로 결정을 하고 어떠한 형태로 진행할 것인지 윤곽이 나왔다면 재택근무 운영기준을 설정하는 것이 필요하다. 운영기준은 재택근무 제도 자체의 운영기준과 노무관리 기준, 업무·보고기준으로 나눠서 살펴볼 수 있다. 시간관계상 모든 기준을 설정하기가 어렵더라도 최소한 노무관리 기준은 필수로 마련해두어야 한다.

운영기준 설정 후 이를 취업규칙에 반영하거나 별도의 가이드 마련을 통해 규정화하고 필요시 직원의 과반수 동의절차 등을 거쳐 제도준비를 완료하면 된다. 준비완료 후 제도를 실행하더라도 앞서 도입검토단계에서부터 살펴본 재택근무 가능업무 검토, 적정 유형의 검토, 인프라, 근무조건 등 제반 문제에 대해 운영단계에서 지속적으로 점검하여 제도를 보완해나갈 필요가 있다.

Ⅰ. 제도운영 기준의 설정

1.  재택근무를 중단하거나 취소하는 것도 가능한가요?

직원입장에서 만약 중단이 필요한 경우가 발생할 수도 있다면 중단신청서를 작성하여 부서장에게 승인을 받도록 절차를 만들 수 있다.

반대로 회사가 특정 직원의 재택근무 승인을 취소하고자 할 경우에는 취소사유를 사전에 미리 규정할 필요가 있다(모든 유형 공통). 특허청의 경우 재택근무 보안 서약서를 준수하지 않은 사실이 확인되는 경우, 징계 등의 사유로 재택근무 수행이 불가하다고 판단되는 경우, 최근 3개월 이내 업무처리 실적이 소속부서 평균처리 실적의 90% 이하일 경우 재택근무 승인을 취소할 수 있도록 규정하고 있다.

2. 재택근무 신청절차는 어떻게 하는게 좋을까요?

1일~1개월 등 일정 기간 동안 팀별 협의를 통해 재택근무와 사무실근무 계획을 작성하여 팀장이 취합하는 형식으로 재택신청을 대체하거나, 근로자 개인별로 재택근무 신청서를 제출토록 할 수 있다.

현실적으로는 전체 직원을 대상으로 하는 재택근무(1유형과 2유형)에서 재택근무 신청보다는 오히려 ‘사무실 근무 신청’의 형태로 이뤄진다. 그러나 별도의 신청절차 없이 단순히 일정표에 사무실 근무 여부를 체크토록 하여 직원 자율에 맡기는 경우도 많다.

신청절차를 어떻게 할 것인지는 회사의 의사결정에 해당하지만 재택근무 신청서를 받는 방법이나 일정을 공유하는 방법 모두 재택근무일, 재택근무시간대(1일 소정근로시간 전체 또는 일부 시간만 재택근무 시 구체적 시간대 기재)까지 함께 공유될 수 있도록 서식을 마련하는 것은 필요하다.

3. 사전에 합의된 재택근무 장소와 일정 변경도 허용해아 할까요?

반드시 허용할 의무는 없지만 일정의 경우 변경을 허용하는 경우가 많다.

다만 일정 변경은 신청절차와 연계하여 허용여부를 결정하는 것이 바람직하다. 그러나 근무장소의 변경이 필요한 경우에는 보안 재설정 등이 필요하므로 변경을 허용하지 않건, 변경이 필요하다면 반드시 사전에 변경신청서를 제출하여 승인을 받도록 하는 것이 타당하다.

4. 직원 개인정보와 회사 정보보호를 위해서는 무엇을 조심해야 하나요?

근무장소가 자택으로 변경되었다 하여 구성원으로부터 수집해야 하는 개인정보의 종류가 늘어나거나 달라지는 것은 없다. 다만 간혹 근태관리를 목적으로 GPS 등을 통해 위치정보를 확인하고 싶어 하는 경우가 있는데, 「위치정보의 보호 및 이용 등에 관한 법률」에 의거 정보주체의 동의를 얻지 않은 위치정보 수집이 금지되므로 재택근로자로부터 위치정보를 수집하기 위해서는 사전에 수집·이용 목적, 수집항목, 정보 보유·이용 기간, 동의 거부 가능 사실 등을 고지한 후 근로자의 동의를 받아야 한다.

반대로 회사의 정보보호 조치를 마련할 필요가 있으며 한국인터넷진흥원(KISA)에서 발표한 `재택근무시 지켜야 할 정보보호 6대 실천 수칙`을 참고하면 좋을 것으로 생각된다. KISA는 보안관리자의 실천 수칙으로 △가상사설망(VPN) 사용 권장 △재택근무자 대상 보안지침 마련 및 보안인식 제고 △재택근무자의 사용자 계정 및 접근 권한 관리 △일정 시간 부재 시 네트워크 차단 △원격 접속 모니터링 강화 △개인정보, 기업정보 등 데이터 보안(랜섬웨어 감염 주의) 등을 제시했다.

이 외에도 새로운 소프트웨어 설치는 정보시스템 관리자의 승인을 얻은 것으로 하고, 비밀자료를 회사로부터 반출하거나 회사 네트워크에 접속하여 열람해서는 아니된다는 가이드를 설정하는 것도 필요한데, 이때 중요한 것은 회사 비밀자료의 정의와 종류에 대해 미리 고지를 해야 한다는 것이다.

참고로, 시스템 관련해서는 업무수행에 따른 S/W측면과 H/W측면의 장애처리 담당자와 처리 프로세스도 미리 마련하는 것이 필요하다.

Ⅱ. 노무관리 기준 설정

1. 눈에 안 보이는 직원, 근로시간 관리가 가능한가요?

정확하게 관리할 수는 없다. 재택근무가 가능한 업무는 대체로 ‘근로시간=생산성’ 공식이 성립하는 업무는 아니므로 근로시간에 대해서는 타이트하게 관리할 필요도 없다고 본다.

그러나 근로시간을 관리하지 않자니 그 직원이 진짜로 일하고 있는 것은 맞는지, 근로기준법상 연장근로 한도를 초과하는 것은 아닌지, 나중에 연장수당을 청구하는 것은 아닌지 걱정이 되는 것도 사실이다.

직원에게 부여하는 자율성의 정도에 따라 최소한의 근로시간 및 근태 관리방법 가이드를 제시해보면 아래와 같다.

<자율성 부여 정도에 따른 근로시간 관리방법>

출퇴근 보고의무를 부여하여 보고된 시간으로 근로시간을 산정하는 방식은 당사자간 다툼의 여지가 가장 적은 방법이다. 다만 출퇴근 보고시간이 조기출근, 소정근로 시간 이후에 이뤄질 경우 이를 연장근로로 인정할 것인지가 문제가 되므로, 다툼의 소지를 줄이기 위해 연장근로 사유 발생 시 사전에 관리자에게 보고하고 승인을 받아 시행(연장근로사전신청제)하도록 제도화 하는 것이 타당하다.

별도 출퇴근 보고의무를 부과하지 않는 경우에는 선택적 근로시간제, 간주근로시간제 활용을 검토해볼 수 있다.

간주근로시간제는 사업장 밖 간주근로제, 재량 간주근로제로 나뉘며, 간주근로시간제를 적용할 경우 소정근로시간 또는 근로자대표와 서면합의한 시간을 근무한 것으로 간주되므로, 연장근로 등에 대한 다툼의 소지는 발생하지 않는다(단, 근로자대표와 서면합의 시간을 소정근로시간을 초과한 시간(예: 9시간 등)으로 설정할 경우 매일 1시간에 대한 연장근로수당을 지급할 의무가 발생).

<간주근로제 유형, 요건, 효과>

2. 휴일, 휴가도 똑같이 부여해야 하나요?

재택근무도 정상 근무형태이다. 당연히 재택근무자의 휴일, 휴가는 사무실 근무자와 동일하게 적용된다. 휴가의 경우 기존에 운영 중인 사전 신청절차를 그대로 유지할 수도 있다. 보통 전체 직원을 대상으로 상시 재택근무를 운영하는 회사(1유형)의 경우 ‘자율출퇴근제’ 제도 이름으로 운영되는 경우가 많은데 이러한 회사들은 재택근무 공유일정에 휴가 여부 표시만으로 별도의 승인절차 없이 운영하기도 한다.

참고로 자율출퇴근제를 채택한 회사는 자율휴가(또는 무제한 휴가)를 부여하는 경우도 많은데 자율휴가이므로 직원들이 휴가를 얼마큼 사용했는지 관리를 하지 않는 경우가 많다. 법정 연차휴가보다 많은 휴가를 사용했다면 문제가 되지 않으나, 직원에 따라서는 본인에게 부여된 법정 연차휴가일수보다 적게 사용하는 경우도 발생할 수 있는데 이에 대해 수당으로 보상하지 않는다면 근로기준법 위반에 해당하는바, 최소한 휴가사용일수는 관리하는 것이 타당하다.

3. 회사에서 식사를 하지 않는데도 식대를 지급해야 하나요?

임금 역시 사무실 근무 시점의 조건을 그대로 유지하는 것이 원칙이다.

다만, 식사, 출퇴근에 소요되는 비용 등 실제 지출이 있는 직원에게만 지급하는 금품이라면 재택근무자가 별도로 교통비를 지출하지 않으므로 지급할 의무가 있다고 보기는 어렵다. 그러나 직원입장에서는 수당 지급기준을 정확히 인지하지 못함으로써 분쟁이 발생할 수 있으므로 재택근무 시작 전에 미리 기준을 규정하거나 직원에게 인지시킬 필요는 있다.

4. 직원이 재택근무 도중 다쳤다고 합니다. 산재처리를 해주어야 하나요?

재택근무라 하더라도 업무와 관련하여 발생한 부상 또는 질병은 업무상 재해에 해당하는 것이 원칙이다. 다만 업무상 사고의 사적 행위가 원인이 되었는지 아니면 업무수행 중에 발생한 사고가 원인이 되었는지에 대한 구체적인 입증이 어려운 부분은 남아있다. 이러한 이유로 일본에서는 근무장소를 ‘자택’으로만 한정하거나 외출금지, 재택근무 중 자동차 등의 탑승 금지 등의 기준을 정해 사고 발생 시를 대비하는 경우도 있다고 하나, 바람직한 방법으로 보이지는 않는다.

또한 업무상 재해 관련하여서는 사고 뿐 아니라 업무상 질병 부분도 주의를 기울일 필요가 있다. 재택근무로 인해 일부 직원의 경우 넘쳐나는 카톡스트레스 또는 우울감 등을 호소하는 경우도 발생하는바, 직원 스트레스 관리를 위한 대책도 한번쯤은 고려해봄직하다.

Ⅲ. 업무·보고기준 설정

1. 업무보고를 비롯해서 다른 회사는 어떻게 커뮤니케이션 하나요?

적지 않은 근로자들이 재택근무의 단점으로 동료들과의 업무소통이 어렵다는 것을 꼽고 있다.

커뮤니케이션을 통해 협업도 이뤄지지만 관리자 입장에서는 업무내용과 목표 설정, 목표 달성여부를 체크할 수 있는 수단이기 때문에 ‘팀장-팀원’간 보고주기, 보고내용 기준을 미리 정해두는 것이 좋다.

전 직원이 리모트워크로 일하는 것으로 유명한 오토매틱은 회사 안에서 논의된 내용을 전체 구성원에게 공유하는 것을 원칙으로 하여 투명성을 기업 철학(스콧 버쿤, 바지 벗고 일하면 안되나요, 제이펍, 2014.6.24., P.52 참조)으로 삼으면서 커뮤니케이션의 중요성을 강조하고 있다.

또한 로켓펀치도 ‘사무실없이 일 잘하는 법-로켓펀치의 자율 행사 문화 가이드 북’을 통해 ‘더 자주 공유하다 되, 방해를 선택하다, 비 언어 커뮤니케이션을 고려하는 것’의 원칙을 제시하고 있다. 더 자주 공유에는 항상 공유를 의미하기도 하지만 공개 대화, 문서공유 등의 의미도 담고 있다.

두 회사가 표현방식은 다르지만 전달하고자 하는 메시지는 일맥상통하는 것으로 보인다.

이러한 가이드까지 아니더라도 제도적으로는 소통을 위해 월 1회 또는 특정 요일의 전체 미팅에 참석토록 한다거나 재택근무자들끼리 온라인 커피 브레이크(GitLab)를 갖는 것도 커뮤니케이션 한계를 극복하기 위한 좋은 방법이 될 수 있다.

2. 코로나19로 전 직원 재택근무 중인데 법정 의무교육을 해야 하나요?

전체 직원이 재택근무 중이라 하더라도 법정 의무교육은 실시해야 한다. 단, 반드시 대면·집체 교육으로 실시할 필요는 없으며, 온라인을 이용한 교육도 가능하다.

다만, 단순히 교육자료 등을 배포, 게시에 그칠 경우 근로자에게 교육 내용이 제대로 전달되었는지 확인하기 곤란한 경우 교육을 실시한 것으로 보지 않으므로 아래의 세 가지 요건을 모두 지켜야 한다.

참고로 법정 의무교육 외에도 신규 재택근무자를 대상으로 제도에 대한 이해를 높이기 위해 재택근무 표준 업무지침, 복무, 보안, 소프트웨어 사용법을 비롯해서 업무성과를 높이기 위한 집중도 향상 방법 등에 대해서도 교육을 실시하는 것을 고려해볼 수 있다.

3. 제일 어려운 평가, 다른 회사는 어떻게 하나요?

근로시간, 근태 등의 과정이 아닌 성과를 중심으로 평가를 해야한다는 것은 누구나 알지만 쉽지는 않은 이야기이다. 모든 회사에 적용할 수 있는 정답이라고 할 수는 없으나 재택근무를 성공적으로 수행하고 있는 회사들의 공통점을 보면 회사가 목표를 할당하는 것이 아니라 (1) 주기적으로 직원 각자가 업무목표를 설정하도록 하고, (2) 설정한 목표를 얼마나 달성했는가를 평가한다는 것이다.

이를 위해서는 평소의 업무프로세스가 ‘업무계획 제출-완수한 업무 보고’의 연속이 되어야 한다. 딥서치의 경우 직원들은 슬랙을 통해 매주 월요일에 지난주에 자신이 완수한 일과 이번 주 계획을 담은 위클리 리포트를 제출하고 있다.

Ⅳ. 규정정비와 사후보완

1. 재택근무 도입 시 취업규칙을 변경해야 하나요?

코로나19 상황에 따라 일시적으로 시행할 것인지 아니면 우리 회사 근무제도에 재택근무제도를 신설할 것인지로 구분하여 살펴볼 수 있다.

일시도입이라면 근무 장소의 한시적 변경이므로 근로계약서 재작성, 취업규칙 변경의 의무는 없고 내부 공지 또는 당사자간 협의만 이뤄지면 가능하다. 그러나 상시 제도도입이라면 취업규칙을 변경하고 근로자 과반수 의견청취(불이익 변경이 아니기 때문에 의견청취만으로도 가능) 절차를 거쳐야 한다.

만약 재택근무의 운영기준 등이 기존 취업규칙에 일부 포함되어 있다면 취업규칙 변경작업을 통해 규정정비를 진행할 수도 있고, 취업규칙에 해당 내용이 없다면 새로운 규정을 만들거나 지침(또는 가이드라인)을 만들어 운영할 수도 있다.

어떠한 방법으로 운영하여도 무방하나 중요한 필수사항에 대해 기준을 수립하고 구성원에게 공유를 해야 하는 것만큼은 반드시 이뤄져야 한다.

2. 운영과정에서 또 유념해야 하는 사항이 있나요?

도입절차 마지막에 기재되어 있으나 이는 재택근무 운영과정에서 지속적으로 이뤄져야 하는 단계이다. 운영상의 문제점을 보완하여 운영 및 복무관리 기준을 꾸준히 업데이트를 할 필요가 있다.