보고 잘하는 A팀장의 5가지 특징

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보고 못하는데 승진하는 조직장은 없다.

사무직과 조직장은 보고서와 말로 승부를 본다. 보고서를 작성하지 못하거나, 보고를 제대로 못하면 회사 생활 정말 어렵다.

 

A팀장은 보고의 달인이다. 과장이면서도 팀장을 수행하고 있으며, 팀원이 아무리 어려운 과제라도 A팀장의 손에 들어가면 보고서의 형태가 수정되며 반드시 결재를 받아 온다. 팀원들 입장에서 팀장이 항상 결재를 받아 오기 때문에 추가적인 지시 사항은 있어도 일의 방향과 내용을 다시 정하거나, 원점에서 다시 일을 하는 경우는 없으니 즐겁게 일을 하게 된다.

 

B팀장을 질책하는 본부장의 목소리가 사무실을 긴장시킨다. 갑자기 본부장이 이과장을 찾는다. 한참이 지난 후 고개 숙인 B팀장과 고민 가득한 모습으로 이과장이 나온다. 담당자가 들어가 설명을 해야 만 본부장이 이해를 한다. 오죽하면 B팀장이 보고를 할 때, 반드시 담당자를 대동하라고 한다. B팀장이 일의 내용이나 진행 방법을 모르는 것이 아니다. 그 누구보다 일에 대한 전문성은 뛰어나다. 문제는 본부장 앞에만 서면 주눅이 들어 말을 제대로 하지 못한다. 보고서의 내용이나 방법을 제대로 설명하지 못하니, 팀원 입장에서는 방향부터 새로 시작되는 일이 많다. 어느 경우, 돌고 돌아 처음 작성한 보고서 형태와 내용이 되기도 한다.

 

조직장이라면 보고 때문에 힘든 적이 한 두 번은 있을 것이다. 보고서 작성의 문제일 수도 있고, 보고 방법의 문제일 수도 있다. 사실 모든 조직장은 보고를 잘하는 임직원을 보면 부러워한다. 보고는 1:1 대면 보고, 회의실 등 전체 앞에서 하는 PT 보고, 전자 결재 등 비 대면 보고 등이 있는데 조직장들이 힘들어 하는 것은 대면 보고이다. 흥미로운 점은 보고를 잘하는 사람들은 그 어떠한 상황에서도 인정을 받고 단 한번에 승인을 득한다. 담당자 입장에서 보면, 조직장이 승인을 받지 못해 원점에서 새롭게 방향과 틀을 정하고, 자료를 수집하고 분석해 보고서를 재 작성하는 경우가 되면, 조직장이 우군이 아니라 적 보다 못한 상황이 된다. 조직장 입장에서는 보고를 잘못해서 상사에게 질책을 받는 것보다, 담당자에게 무엇이 잘못되었고 어떻게 하라는 말을 명확하게 지시하지 못하는 자신이 더 괴롭고 고민스럽다.

 

보고를 잘하는 A팀장의 5가지 특징

A팀장의 보고 잘하는 특징 1순위는 사전에 상사인 최종 의사결정자에게 공감대를 조성하는 것이다. A팀장의 하루 일과는 우선순위 6가지를 정하는 것으로 시작된다. 출근과 동시에 한 명 한 명에게 반가운 인사를 나눈 후, 자리에 앉아 당일 해야 할 6가지 중요 업무를 정해 중요 지인에게 공유한다. 이후, A4지로 한 장 이를 출력하여 CEO가 출근하면 커피 한 잔을 들고 사장실로 향한다. 10분 정도 당일 해야 할 우선순위 일, 구상 중인 일, 팀원들의 특이 사항에 대해 설명을 한다. 중요한 일은 기획단계부터 상세히 설명을 한다.

 

특징 2순위는 보고서의 간결성이다.

A팀장이 보고하는 보고서는 대부분 1장이다. 추진하는 과제에 대한 진행 상황, 의사결정 사항, 특이 사항을 1장으로 정리해 간결하게 보고한다. 중간 보고와 최종 보고 시, 30페이지 이상의 두툼한 보고서를 들고 와, 한 장 한 장 넘기며 보고하는 경우가 없다. 수시로 최종의사결정자를 찾아가 진행 상황 및 결정과 특이 사항을 보고하여 인지하게 한다. 최종 보고서는 얻고자 하는 바와 성과, 의사결정 사항을 중심으로 중점 추진 내용과 방안을 간략하게 정리하여 설명한다. 의사결정 이슈를 중심으로 보고서를 작성하여 최종 의사결정자가 결정만 하면 되도록 한다. 보고의 내용에 따라 다르겠지만, A팀장은 최종 보고서를 5Page를 넘긴 적이 없다.

 

A팀장이 보고를 잘하는 3번째 특징은 보고 요령이다.

A팀장은 보고하러 들어가 의사결정자에게 절대 보고서를 먼저 건내지 않는다. 자리에 앉고 보고에서 얻고자 하는 바와 결과물에 대해 명확하게 설명한다. 보고서를 건낸 후, 모든 보고는 짧게 주제별로 보고한다. 장황하게 설명하는 일은 없다. PT를 할 때에도 결론을 먼저 간략하게 설명하고, 배경, 고려 요인, 대안 및 최종 결정에 대한 담당자의 의견을 짧게 말한다.

 

A팀장의 보고 잘하는 4번째 특징은 주도권을 뺏기지 않는데 있다.

많은 조직장은 보고 시, 보고서를 상사에게 주는 순간, 주도권을 뺏기게 된다. 상사가 보고서를 넘기면 보며 넘기고, 질문하면 답변하는 수동적이 된다. A팀장은 보고서를 건내고 바로 2페이 목적과 성과에 대한 이야기를 한다. 상사가 보고자의 말을 따를 수 밖에 없게 한다. 다음 장에 벤치마킹 내용이 있다, 다음 장에 대안 3개가 있다, 다음 장에 최종안에 대한 추진 계획이 있다는 식이다. 상사가 중간에 말을 끊고 질문이나 다른 행동을 못하게 한다. A팀장은 설명이 끝난 후, 의사결정 사항을 별도로 정리해 자신의 의견을 말하고 상사의 질문이나 결정을 듣는다.

 

마지막, A팀장의 보고 잘하는 5번째 특징은 결과의 활용이다. 보고서의 내용이 보고로 끝나는 경우가 없다. 중간 추진 경과 보고는 반드시 결과를 창출하여 보고서를 빛나게 한다. 최종 보고서에는 결과물을 사례, 매뉴얼, 강의안으로 활용하겠다는 안이 들어 있다. A팀장은 지금까지 최종 보고서의 결과물을 활용하지 않았던 적이 없다. 암묵지를 형식지로 만들어, 많은 사람들이 이용하도록 회사 성과에 또 다른 기여를 하게 한다.

 

일 머리가 있는 사람이라고 한다. 사실 일 머리는 고민의 정도라고 생각한다. 좀 더 길고 멀리 보며 얻고자 하는 바와 성과를 생각하면 그 결과는 돋보이게 되어 있다. 일 잘하는 사람들의 공통된 특징이다.

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