인사가 반드시 준비하고 관리해야 할 기본 업무는 무엇인가?

사장은 잘 모른다.
근로기준법 제 42조를 보면 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류(근로계약서, 임금 대장, 임금의 결정 지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류, 고용 해고 퇴직에 관한 서류, 승급 감급에 관한 서류, 휴가에 관한 서류)를 3년간 보존해야만 한다.
창업하고 사업에 몰입하기에도 바빠 사장이 이러한 내용을 알지도 못하고 안다고 해도 맡길 수밖에 없다.
대기업에서 인사 업무를 해왔지만, 기초 실무 업무를 하지 않고 평가, 승진, 육성, 보상, 조직개편 등 굵직한 업무를 수행한 직원들은 인사가 반드시 챙겨야 하는 기본 서류를 모르는 경우가 많다.
중소기업은 사실 인사팀이 별도로 되어 있는 회사는 그리 많지 않다.
경영관리 또는 경영지원팀에 인사담당자 1~2명이 대기업에서 50명이 하고 있는 인사업무를 수행한다.
대부분은 근태, 채용, 급여 작업이 대부분이고 법적으로 구비해야 할 서류와 교육을 하기에도 급급하다.
체계적으로 교육을 받지 않거나, 인수인계가 되어 있지 않으면 무엇을 어떻게 해야 하는지 모른다.
어느 날, 근로감독관이 방문하면 몇 일 밤을 새워 준비해야만 한다.

 

인사가 반드시 준비하고 관리해야 할 기본 업무
인사 담당자로 입사한지 6개월도 되지 않은 홍길동 사원은 고용노동부 점검 공문을 받고 당황했다.
급히 경영층에 보고했고, 경영자는 빨리 준비하라고 한다. 몇 일만에 준비할 사항이 아니고, 혼자 할 수 있는 일도 아니었다. 지인과 타 회사 인사담당자에게 조언을 받아 점검 준비를 했다.
고용노동부 점검 내용은 일반적으로 다음과 같다.
① 연봉근로계약서 보관 현황, 급여 대장, 최저임금 위반 여부 확인
② 노사협의회 운영 여부, 노사협의회 회의록 보관 여부 확인
③ 성희롱예방교육자료, 최근 3년 성희롱 예방 교육 수강자 명부, 교육증빙자료(교육기관 발급 또는 자체교육 했을 시 교육 현장사진)
④ 취업규칙 유무, 현재 기준 근로기준법에 맞춰 업데이트 되어 있는지 확인
⑤ 연차수당 지급여부 확인, 필요 시 연차 현황 관리대장

근로기준법을 준수하고, 고용노동부 점검 시 잘하고 있다는 인정을 받는 것도 중요하지만,
조직과 직원에 관심을 갖고 성장을 이끌어가기 위해서는 기초가 되는 업무는 완벽해야 한다.
첫째, 취업규칙 작성과 신고이다. 취업규칙에 최근 반영 되어야 하는 내용(직장내 괴롭힘 등) 수정이 되어 있는지 등을 확인하고 신고해야 한다.
둘째, 노사협의회 진행 및 규정 신고이다. 취업규칙 신고는 변경된 내용이 포함되어 있지 않으면 과태료가 부과될 가능성이 높다. 반면 노사협의회는 권장사항이지만, 회사 상생의 문화 조성을 위해 노사협의회는 정기적으로 실시하여 현장의 목소리를 듣는 것이 좋다.
셋째, 인사카드 정비이다. 직원 명부(입사일, 소속부서 포함)를 가지고 있어 현재 직원 현황을 한눈에 확인할 수 있는 명단이 있으면 좋다. 직원의 입 퇴사와 개인 인사기록 정리는 매우 필요하지만, 업무에 바빠 정리가 안되어 있는 회사가 있다. 직원 명부는 기본이고 입사 시 근로계약서와 연봉계약서를 체계적으로 정리하는 것이 필요하다. 관리가 안될 것 같으면 근로와 연봉계약 합쳐서 근로연봉계약서 라고 관리하는 것도 한 방법이다.
넷째, 근태 관리이다. 지각 여부도 중요하지만, 연차사용현황, 잔여연차 수당 지급할 수 있도록 관리가 필요하다.
특히 입사일 기준으로 할지, 회계연도 기준으로 해야 할지 기준을 잡고 연차촉진제도를 사용하거나, 사용하지 않은 연차(미사용)에 대해서는 연차수당으로 지급할 수 있도록 관리 대장 마련이 필요하다.
포괄임금제도를 운영하면서 OT를 챙기지 않는 회사가 있지만, 출근과 조퇴, 결근 등을 관리해야 한다.
또한, 주 52시간 준수를 위해서 OT사전 승인제를 시행하는 것이 바람직하다.
연차는 사용 내용과 잔여 개수를 개인에게 공지하고, 사용을 촉진하게 하고, 연차계 올려서 체크해 별도 관리하는 것이 좋다.
다섯째, 급여대장 작성 및 관리이다. 급여대장 외 연차수당, 퇴직금, 시간외 수당 등 지급 내역은 관리해야 한다.
잔여 연차에 대한 정산이 있는지(가능한 전부 적법하게 소진하는 것이 바람직), 퇴직금 14일안에 나갔는지(14일안에 못나가는 회사는 정해진 날로 동의를 받아둬야 한다),
시간외는 고정 OT를 설정한 것이 있으면 고정 OT 이후 추가분에 대해 지급하면 된다.
이때 부서장에게 주 12시간을 넘기지 않도록 관리하게 하면 좋다.
여섯째, 안전보건 업무이다. 50인 이상 사업장이면 대행도 줘야하고 요즘 업종별로 상이하지만 500인 이상이면 직접고용도 해야한다.
안전교육도 노동부 점검 담당과는 다르지만 특별히 관리해야 한다. 채용시, 정기, 특별, 배치전 등 근골격계유해요인조사, 위험성평가 등 관리해야 하며, 안전교육과 더불어, 성희롱예방교육(대표이사포함),
장애인인식개선, 퇴직연금, 개인정보 등 받아야 되는 법정 필수 교육이 있다.
일곱째, 퇴사 프로세스 마련이다. 퇴사 예정자 발생 시 인수인계 조항과 퇴직서와 인수인계확인서를 작성 의무화 할 수 있도록 관련 조항을 마련하고, 양식을 구비하면 좋다.
퇴사 의사를 밝힌다면 인수인계를 수행한 후 인수인계를 제대로 수행했다는 확인서를 받는다.

 

인사담당자의 매일, 매주, 매월 해야 할 일
채용, 평가, 승진, 인재육성, 보상, 조직개편 등의 업무는 회사가 정해진 기간이 있어 그 때 수행해야 하지만, 근태 현황 정리(근무시간, 지각, 야근 등 전체 근로시간에 대한 정보 확인)과 연차수당 정산
(입사일 기준으로 관리할 경우, 매월 입사일 기준으로 잔여 연차 수당을 정산해야 하는 인원 확인하여 연차 수당 지급)은 수시로 해야 하는 업무이다.
통상 분기별로 정기안전교육하고 1년에 한번 성희롱과 개인정보 등 법정교육을 한다.
매월 급여 나가야 하니 그에 관련된 업무(급여, 원천세)가 있다. 추가로 인사 동향이라는 제목으로 매주 노동법이나 판례 관련된 이슈와 인사 동향 파악을 하면 바람직하다.
업무적으로 여유가 없지만, 월마다 급여 증감, 이직, 교육이수 현황, 현업 애로 및 건의사항을 정리해 보고하면 경영층은 만족할 것이다.

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