그래서 내 업무가 정확히 뭡니까? 업무 지시를 명확하게 하지 않는 상사

[Q] 업무 지시 제대로 해주세요!

일을 하다 보면 명확한 업무 지시가 필요할 때가 있는 데, 제 상사는 업무 지시가 명확하지 않습니다. 지시한 대로 일을 하면 그렇게 하는 것이 아니라며 다시 해 오라고 합니다. 그럴 때면 제가 업무 역량이 떨어지는 것인지 아니면 단순히 이해력이 떨어지는 것인지 알 수가 없습니다. 너무 힘이 듭니다

<실제 사례 연구>

“이 과장님, 지난번 작성하라고 하셨던 보고서에 수정할 부분이 있을까요?”

“박 사원, 내가 지시한 대로 한 것 맞나요? 분명히 이렇게 말하지 않았는데 전혀 다르게 보고서를 썼더라고요. 다시 한번 생각해 보고 가져오세요.”

“과장님, 저는 지시하신 대로 작성했는데요. 수정할 사항이 있으면 자세하게 설명해주시면 좋겠습니다.”

“내가 몇 번을 말해야 알겠어요? 지난주에 분명히 설명했어요.그냥 시키는 대로만이라도 해 보세요. 참 답답하네요.”

 

<상사와 일하는 방법>

업무를 성공적으로 끝내려면 무엇이 제일 필요할까요? 상사의 경우 업무 지시를 내릴 때 이 업무를 왜 해야 하는지에 대한 이유를 부하 직원에게 명확하게 설명하는 것이 중요합니다.

세계적인 강연가이자 작가인 사이먼 사이넥 Simon Sinek은 저서《나는 왜 이 일을 하는가》에서 “모든 회사들은 어떻게, 무엇을 제공해야 하는지 알고 있습니다. 하지만 왜 제공해야 하는지는 모릅니다. 여기서 ‘왜’는 돈이 아닙니다. 돈은 결과일 뿐입니다. 사람들은 무언가를 살 때 상대가 무엇을 파는지를 보고 사는 것이 아니라, 왜 파는지를 보고 삽니다. 같은 가치관을 공유하는 이들과 거래하는 것입니다. 제품을 파는 게 아니라 신념을 나누는 것입니다”라고 말합니다. 일에 있어서 가장 중요한 것은 ‘무엇을’이나 ‘어떻게’가 아닌 ‘왜’라는 말입니다. 따라서 업무를 지시할 때도 ‘왜’에 집중해야 합니다. 좋은 성과를 내는 부하 직원을 거느리는 상사들은 업무를 할 때 언제나 다음 사항을 확인합니다.

 

  1. 이 업무는 나에게 왜 중요한가?

 

상사는 업무를 지시할 때 그 일이 부하 직원에게 왜 중요한 지를 구체적으로 설명해주는 것이 좋습니다. “그냥 시키는 대로 해” “원래 이 업무는 네가 해야 하는 일이니 군소리 말고 해”와 같이 그저 명령해서는 안 됩니다. 아무리 사소한 일이라도 이 업무가 큰 성과로 이어질 수 있음을 말해줘야 합니다. 자신이 해야 할 일의 가치와 의미를 들을 때 부하 직원들은 가슴이 뛰고, 최선을 다해 성과를 내고 싶어지기 때문입니다.

 

  1. 이 업무를 왜 내가 해야 하는가?

 

부하 직원들은 이 업무의 적임자가 왜 나인지 알고 싶어 하기 때문에, 상사는 구체적으로 그 이유를 설명해주어야 합니다. 이 일은 지금 맡은 일과 연관이 있고, 지금까지 잘해 왔으니 이 업무도 잘 해낼 수 있다는 믿음을 주는 것입니다. 신뢰를 받을 때 직원들의 업무 몰입도와 열정은 배가 됩니다.

 

  1. 이 업무는 나에게 어떤 성장을 가져오는가?

 

업무 지시를 할 때 이 업무가 끝나면 부하 직원이 얼마나 성장할 수 있는지 설명해주어야 합니다. 사소한 일이라 할지라도 이 일을 해내면 나중에 원하는 일을 할 때 큰 도움이 된다는 사실을 알려주는 것입니다. 특히 밀레니얼 세대나 Z세대 직원들은 자신의 성장을 가장 중요하게 여겨 업무 하나를 하더라도 이 업무를 통해 내가 발전할 수 있을지 생각합니다. 그러니 젊은 직원들에게는 성장 가능성에 대한 구체적인 이미지까지 설명해주면 더욱 좋습니다.

 

  1. 명확한 기대 목표를 설명하였는가?

 

상사는 부하 직원에게 업무에 대한 확실한 기대 목표를 설정해주어야 합니다. 앞서 말한 이 이 왜 중요한지, 왜 네가 해야 하는지, 어떤 성장을 가져오는지에 대한 설명은 일을 열심히 하기 위한 충분한 동기 부여로 작용합니다. 이를 바탕으로 구체적인 기대 목표를 세우면 됩니다. 최종 결과가 이렇게 나와야 한다는 예시를 보여주면 더 좋습니다. 구체적인 샘플이 없다면 상사가 생각하는 결과 이미지를 구두로 명확하게 설명해줘야 합니다. 그래야 나중에 최종 결과물이 나왔을 때 서로 오해하는 일이 없습니다. 결과물이 적합하면 좋은 성과를 낸 것이고, 그렇지 못할 때는 다시 한번 구체적으로 피드백을 주면 됩니다. 기대 목표가 명확히 설정된 부하 직원들은 업무 수행 과정에서 갈등이 생기더라도 기대 목표를 우선순위에 놓습니다.

업무를 지시했으면 확인을 해야 합니다. 업무를 확인하는 방법에 따라 상사의 수준을 3가지로 나눌 수 있습니다.

 

  • 최고 상사: 일을 시작할 때부터 높은 성과를 기대할 수 있습니다. 위의 4가지 사항을 철저히 지키기 때문에 부하 직원이 프로세스만 잘 따라도 성공적으로 일을 마칠 가능성이 큽니다.

중간 진행 사항이나 결과에 대한 모니터링과 피드백 또한 확실하게 진행됩니다. 이때 피드백은 부하 직원에게 동기 부여가 될 수 있도록 긍정적 피드백을 주로 합니다.

 

  • 보통 상사: 업무 지시 후 진행 과정부터 결과까지 꼼꼼하게 챙깁니다. 4가지 사항을 적당히 지켰기 때문입니다. 기획단계에서 철저하게 지시하지 않으면 해야 할 일이 많아집니다. 일일이 확인해야 하니 시간이 많이 소요되고 정신적 피로감이 커집니다. 자연히 칭찬보다는 질책이 담긴 피드백을 더 많이하게 됩니다.

 

  • 별로인 상사: 업무 지시를 제대로 하지 않았기 때문에 높은 성과를 기대할 수 없습니다. 부하 직원들은 왜 자신이 이 일을 해야 하는지, 무엇을 어떻게 해야 하는지 잘 모릅니다. 때문에 성과가 낮을 수밖에 없고, 칭찬은커녕 질책하느라 시간만 허비합니다. 부하 직원들은 상사가 화를 낸다고 생각하고 의욕이 저하되어 총체적 난국의 결과를 불러옵니다. 이처럼 업무 성과는 상사가 부하 직원에게 얼마나 업무 지시를 잘 하느냐에 따라 결정되기 때문에, 부하 직원이 자신의 지시만 잘 따라도 좋은 결과를 낼 수 있도록 정확하고 적절한 지시를 내리는 최고 상사가 되려고 노력해야 합니다.

<커뮤니케이션 팁>

업무 지시를 할 때 상사가 4가지 사항을 명확하게 확인하면 업무에서 좋은 성과를 낼 수 있습니다.

  • 이 업무는 나에게 왜 중요한가?
  • 이 업무를 왜 내가 해야 하는가?
  • 이 업무는 나에게 어떤 성장을 가져오는가?
  • 명확한 기대 목표를 설명하였는가?

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