자율좌석제…정말 해보면 어떨까?

코로나 covid-19 이전부터 이름만 들으면 알 수 있는 유니콘 Unicorn 기업부터 대기업은 물론 투자를 잘 받고 시작하는 스타트업 Startup 까지 많은 기업들의 공간 Office 이 변화하고 있습니다.

실제로 위워크 wework 를 비롯한 많은 공유 오피스들이 나타났고 (비록 코로나 covie-19 로 인하여 경영이 무척 어려워졌다고 하지만 연예인과 대기업 걱정은 하는게 아니라지요)

임대를 목적으로 하는 몇몇 건물들은 직접 공유 오피스를 운영하기도 합니다.

제가 몸담고 있는 회사 역시 기쁘게도 😍 인테리어를 바꾸었고, 자율좌석제 Free Seating 를 도입하였습니다. 아직은 자율좌석제 Free Seating 가 보편화되었다고 보기는 어려워서인지 HR모임에 나가보면 이런저런 질문들을 받고는 합니다.

이번 기회에 한번 정리해보았습니다. (과정이야 회사마다 다른거 아냐? 라며 결론만 알고 싶으신 분은 3번 항목으로 바로 이동하시면 되겠습니다)

 

1. 자율좌석제 Free Seating 실시 배경

자율좌석제 Free Seating 를 실시하게 된 계기를 한 마디로 정리하자면 회사의 인테리어를 싹 뜯어고쳤기 때문입니다.

(양태오 디자이너님 https://www.instagram.com/p/CZ01PsiFR_n/ 이 디자인 Design을 맡아주셨고 회사는 전적으로 위임해드렸습니다.)

예전과 같이 팀 단위로 공간을 나누어 주기에는 컨셉 공간이 모자랐습니다. 향후 비즈니스에 따라서 팀 단위 조직 변경이 많을 것으로 예상하고 있었고 변화되는 팀의 규모를 예측할 수 없었습니다. 전체 인원수도 점차 늘어날 것으로 예측은 했지만 어느 정도 규모를 감당할 수 있는 공간으로 만들지 여부도 미지수였습니다. 앞으로의 사업환경 변화가 그야말로 예측이 불가능한 VUCA였기에 자연스럽게 자율좌석제 Free Seating 를 통해 해결하자는 방안이 나왔습니다.

(많이 듣던 단어를 사용하게 되어 개인적으로는 ‘진짜 VUCA 세상이구나’라고 혼잣말은 하는 순간이었습니다.)

새로 변화된 공간

조직문화 차원의 변화도 고려대상 이었습니다. 코로나 covid-19 가 확대되던 2020년에 Agile – Open&Chanllenge – One Team 이라는 일하는 방식을 새롭게 정의하였고 다양한 방식으로 변화를 추구하고 있었습니다. ‘자율좌석제 Free Seating’ 역시 여러 변화 시도 중 하나 였습니다.

문제는 ‘자율좌석제 Free Seating’가 검증되지 않은 방법이라는 것입니다. 새로운 공간 office 을 책임지던 부서에서는 네이버 Naver, SK, 한국타이어 등 최근 ‘사무공간 office’에 있어서 꽤 유명세를 날리던 곳들을 찾아가서 벤치마킹 benchmarking 을 하였는데, 피드백 feed-back 이 기대보다 좋지는 않았습니다. ‘자율좌석제 Free Seating’를 시도하기 좋은 답변과 결과를 기대했던 것과 달리 장점과 단점이 섞여있었고 심지어 ‘조직이 콩가루가 돼요’ 라는 피드백 feed-back 도 있었습니다. 결론은 ‘해봐야 안다’ 였습니다.

 

2. 뉴웍TF: 바뀐 공간에 대한 구성원 인식 알아보기

결국 어찌어찌 시공이 끝나고 새로운 공간 office 에 입주하였습니다.

(공사 기간 동안에는 3개월 간 위워크 wework 에 입주하여 지냈습니다)

이 새로운 공간과 자율좌석제 Free Seating 가 우리의 일하는 방식 way of working 에 어떻게 영향을 미칠지 궁금했고 마침 2020년 인사제도 변경시 ‘프로젝트 발제 제도’가 생겨서 그걸 이용하여 프로젝트를 만들었습니다. 풀타임 프로젝트는 아니고 일하는 틈틈이 짬을 내서 진행하는 파트타임 프로젝트였습니다. (포켓몬스터의 지우처럼 나와 함께 하자 하는 식으로 동료들을 모았는데 제 직장생활을 돌아보는 계기가 되었습니다 🙏)

검증할 가설은 두 가지로 자율좌석제 Free Seating 가 구성원을 수평적으로 만들고 자율성을 증가시킬 것인지 여부와 서로를 알기 위한 더 많은 노력이 필요할 것 인지로 설정하였습니다.

 

프로젝트는 큰 틀에서는 디자인씽킹방법론 Design Thinking 을 차용하였습니다.  Background Research –  Research – Ideation 의 3단계로 구분하였고, 아쉽지만 Prototyping 및 Test는 프로젝트가 잘된다면 phase 2 즈음에나 할 수 있겠거니 싶었습니다. (phase 2는 언감생심😭, 결국 현업에 넘기게 되었습니다.) 또, 거기까지 바라기에는 자발성을 가진 팀원들에게 너무 많은 땀을 요하게 되는 일인지라… ㅜㅜ.

Background Research 단계에서는 Custormer Journey Map을 그려보았고, 이후 Value Proposition 설정 및 일하는 방식에 대한 정의 확인 등 해결하고자 하는 문제를 명확히 하는 워크샵을 진행하였습니다. 각종 벤치마킹 benchmarking 및 문헌조사 literature survey 로는 SK, 한국타이어, 네이버, 넥센타이어, LS, GS shop 등을 참고하였습니다.  산출물로 어느 정도 수준의 Ground Rule 을 뽑아내고자 하여 대학내일, 동아쏘시오그룹, 토스랩, 삼성전자의 Ground Rule 등을 조사하였습니다.

Research 단계는 구성원 인터뷰 Interview 와 서베이 Survey 를 중심으로 진행하였습니다.

 

결과적으로 가설 2가지를 검증하였고, Ground Rule 및 몇 가지 제안을 하는 것으로 프로젝트를 마치게 되었습니다.

 

3. 그래서~ 자율좌석제 Free Seating 가 어떻다고?

이래저래 어찌어찌 일했냐 보다는 결론이 궁금하시겠죠? 2가지 가설은 모두 ‘Yes’라는 결론을 얻었습니다.

자율좌석제 Free Seating 가 조직을 수평화시키는데 일조를 하고 있으며 한편으로는 일하는 집단인 팀 Team 의 응집력을 위해서는 별도의 조치가 필요하다는 결론이었습니다.

 

인터뷰 중 몇 가지 인상 깊은 이야기들이 있었습니다.

“자율좌석제 Free Seating 로 인하여 팀장님 눈 앞에 팀원이 없으니까 자연스럽게 마이크로매니징 micro-managing이 줄어들고 임파워먼트 empowerment가 늘어나게 되었다”

“팀장님이 사전에 미팅을 잡고 보고 및 질의응답을 하게 되니, 주어진 테마에 대하여 준비할 수 있는 시간이 생겼다”

“어떤 직원들은 아무도 터치를 안하니까 회사생활이 식은죽먹기라며 놀고먹는다는 표현을 하더라”

“회사 전체적으로는 많은 사람들을 알게 되는 우연한 만남이 증가하는데, 팀 내 응집성은 떨어지는 것 같다”

 

어느 정도 예상되던 이야기일 수 있습니다. 저희에게는 예측했던 바와 방향과 강도가 조금 달랐습니다. 가장 차이가 나던 부분은 직원들이 자율좌석제 Free Seating 에 대한 거부감이 높으리라 생각했고 특히 조직장들의 반발이 심하리라 생각했는데 대부분의 구성원들은 긍정적으로 받아들였고, 절반 이상의 조직장이 조직장의 변화 필요성을 이야기하였습니다.

구성원들의 만족도 역시 꽤 높습니다. 그리고 스스로 일하는 자발적인 문화가 점차 바닥부터 쌓여가고 있습니다. 다만 여기에는 1차 조직장의 업무가 증가한다는 단점이 발생합니다. 출근하였는지 여부가 체크가 제대로 되지 않으며 (실제 문제가 생기지 않는다면 굳이 확인하지 않고 있습니다), 주 52시간제가 적용되고 있기에 일을 효과적으로 배부하면서 동시에 결과의 퀄리티를 책임져야하기에 스트레스가 크게 증가하고 있습니다. (최근 세대갈등에 대해 다시 생각하고 있습니다)

이에 1차 조직장에 대한 다양한 케어를 검토하게 되었습니다. 그러면서도 1차 조직장에게 조직내 응집력 제고를 요청하고 있습니다.(한숨을 푹푹 내시시죠)

또한 서로에 대한 앎의 중요성을 계속 강조하게 되었습니다. CEO소규모간담회를 비롯하여 정기적인 오픈강좌, 독서모임 등 자발성을 기초로하는 다양한 앎의 자리를 계속하여 만들고 있습니다.

자율좌석제 Free Seating 그 자체만의 효과는 실험실이 아니기에 검증하지 못하지만 현재까지 저희 회사의 자율좌석제 Free Seating 는 긍정적인 면이 많아 보입니다. 어쩌면 이 모습은 새집 특유의 만족감일수도 있습니다. 관리되지 않으면 어떠한 명검도 녹슬고 유명무실해지는 법 아니겠습니까! 계속적으로 다양한 시도를 통해 이 긍정적인 면을 유지해가려 합니다.

이번 프로젝트를 통해 다양한 변화를 시도하고 있는데, 앞으로도 자율좌석제 Free Seating 외에도 다양한 테마를 가지고 계속해서 이야기해보도록 하겠습니다.

 

참고로 많이 물어보시는 질문에 대한 답을 하자면(FAQ),

  • 좌석배치 및 좌석예약을 위한 키오스크가 매 층마다 있지만 보통은 앱을 통해 예약합니다.
  • 디스플레이가 곳곳에 있어서 종이출력이 현저히 적어졌습니다. 보고도 디스플레이를 통해 (그래서 회의실 예약이 박터집니다). 층마다 복합기가 1대씩 있습니다.
  • 사물함 이용하고 있고, 3개월마다 사물함 랜덤 배정됩니다. 사물함이 좁아서 우산 및 겨울의류 보관에 대한 불만사항이 많습니다. 실제로 개인짐은 거의 없어졌다고 봅니다.
  • 계약서 등 필수 서류를 위한 별도 문서고가 있습니다. 처음의 우려와는 달리 거의 의무보관용이고, 업무는 스캔문서로 확인합니다.
  • 좌석예약과 상관없이 사석화 되는 경향이 저희도 발생하기는 합니다만 극소수이고 그 자리가 매력이 별로 없기 때문에 그냥 넘어가고 있습니다. (대형모니터, 높이조절데스크, 창가 등이 인기 자리입니다.)

 

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4 개의 댓글
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lldreamll
멤버
lldreamll
4 개월 전

자율이 아닌 좌율은 특별한 의미가 내포되어있거나 내부 브랜딩인가요?

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