잠깐 눈을 감고, 지금 다니고 계시는 회사에 처음 출근한 날을 떠올려주세요. 어떤 느낌으로 출근했고 무슨 일이 있었는지 기억 나실까요? 저의 경우, 여러 번의 이직을 경험하면서 비교적 다양한 ‘첫 출근’의 기억을 가지고 있습니다.

물론, 모든 첫 출근의 기억이 유쾌하게 남아있지는 않습니다. 대부분의 경우 출입 등록과 PC 셋팅이라는 일반적인 절차를 거쳐서 업무에 적응하기 위해 부지런히 여러 자료를 살피며 하루를 보냈지만, 저에게 배정된 PC가 정상적으로 작동하지 않아서 눈만 멀뚱멀뚱👀하게 뜨고 있다가 퇴근한 적도 있었습니다.

출근 첫 날부터 미어캣처럼 사무실만 구경한 후에 ‘이 회사 오래 다녀도 괜찮은걸까?’라는 걱정과 함께 귀가했던 제 모습을 떠올리며, 비슷한 상황이 반복되지 않도록 여러분을 도와드릴 수 있는 팁을 정리했습니다. 한끗 HR 두 번째 이야기는 ‘신규 입사자를 응원하는 HR’입니다.

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🪄 HR의 섬세한 준비 = 신규 입사자의 기분 좋은 출근 첫 날

채용 예정 포지션 오픈 공고부터 처우 협의까지 숨 가쁘게 달려오면 채용 업무와 관련된 현업 부서의 담당 업무는 대부분 종료되고, 그 후 현업 부서의 몫은 신규 입사자 온보딩 및 직무 교육과 인수인계 정도로 정리할 수 있을 것입니다. 하지만, HRer들의 채용 업무는 처우 협의 완료를 기준으로 ‘뮤지컬 2막’이 시작됩니다.

몰려오는 다른 업무 사이에서도 성공적으로 ‘뮤지컬 2막’을 진행해서 신규 입사자의 출근 첫 날이 기분 좋은 기억으로 남을 수 있도록 하기 위해서는 몇 가지 (간단한) 준비와 섬세함이 있으면 좋습니다. 어떤 준비와 섬세함이 HRer를 ‘신규 입사자를 응원하는 HR’로 거듭나게 하는지 살펴보겠습니다.

• 입사 예정자 대상 기초 설문조사 발송
  • Offer Letter에 대한 회신을 받는 즉시 본 설문조사를 보내주세요.
  • 본 설문조사에 포함되어야 하는 내용은 다음과 같습니다.
    • 입사 예정자 관련 정보 : 주민등록번호, 전화번호, 주소지, 건강보험 피부양자 등록 정보
    • (필요 시) 중소기업 재직 청년 소득세 감면 적용 여부, 국가연구자 번호
  • 본 설문조사와 함께 다음의 내용을 발송하면 더욱 좋습니다.
    • 회사 소개자료(Press Kit 등)
    • 입사 예정자 구비 서류 안내

• 근무 좌석 준비
  • 깨끗하게 준비된 좌석은 신규 입사자 분께 ‘Welcome’이라는 인사를 건네는 필수 요소입니다.
  • 비치 항목 : 사용하실 PC, 모니터, 키보드/마우스, 노트북 받침대, 펜/메모지/휴지 등 기본 사무용품
    • 만약 구비되어 있다면 Welcome-Kit도 함께 비치해주시면 금상첨화입니다🙂
    • Welcome-Kit가 없으시다면 소속 부서장의 진심을 담은 환영 인사 손편지도 좋습니다.
  • 하단에 설명 드릴 ‘신규 입사자 안내문’ 출력본도 함께 준비해주세요.
  • 직무에 따라 필요하신 경우 유선 전화 및 헤드폰(CS/CX 등), 명함(Sales 등)도 미리 준비해주세요.

(제가 CS/Sales 신규 입사자 분을 위해 입사일 하루 전에 준비했던 좌석입니다.)

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🪄 안내문 + 온보딩 = 신규 입사자의 첫 걸음 돕기

신규 입사자는 처음 출근하면 사무실부터 사람들까지 모든 것이 낯설고 어색하기 때문에 무엇인가 할 것이 필요합니다. 하지만 여러 업무로 바쁜 HRer도, 주어진 본업에 충실해야 하는 현업 부서도 신규 입사자 분의 PC 설정부터 돕기는 쉽지 않습니다. 이런 난관을 타개할 수 있는 방법을 알려드립니다.

• 신규 입사자를 위한 안내문 준비
  • 본 문서는 출력하셔서 앞서 설명 드린 ‘근무 좌석 준비’ 단계에서 해당 좌석에 같이 비치해주세요.
  • 안내문 내용 : 건물/사무실 현관/화장실 비밀번호, 시스템 ID/PW, SaaS/복합기 설정 방법 등
  • HRer 여러분의 이해를 돕기 위해 Sample (다운로드 링크)📃을 만들었으니 참조 부탁드립니다.

• 온보딩 세션 준비
  • 온보딩 세션은 가능하다면 입사 당일, 늦어도 일주일 내로는 진행하시기를 권장 드립니다.
  • 세션 내용
    • 회사 소개 : 제품/서비스/사업 영역, 조직도, 현재 이슈(신사업 등), 제도/사규
    • Risk Management 교육 : 회사 외부(언론 매체/투자자 등)에서 인터뷰, 코멘트 요청 시 대응 방법
      • 임의로 대답하지 말고 대표님(또는 팀장급 이상)을 통해 공식적인 답변을 드릴 수 있도록 안내
    • 근무 환경 : 사내 인프라 시스템 및 SaaS 사용법, 휴가/복리후생 관련 제도, 사무실 투어
    • 신입 구성원 급의 경우 추가 : 각종 결재 상신 방법, 메일 작성 방법, 연차 기초 개념
  • 온보딩 세션의 내용을 별도 문서로 정리해서 전달하면 HR 대상 Q&A를 줄이는데 큰 도움이 됩니다.

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‘천 리 길도 한 걸음부터’라는 속담이 있듯이, 그 중요도는 아무리 강조해도 모자라지 않는 신규 입사자 분의 직원 경험(Employee Experience)은 우리가 만들어가는 HR 영역에서 시작하는 경우가 많습니다. 여러 업무 속에서도 동료 구성원을 위해 조금 더 디테일하게 노력하고 계실 많은 HRer 분들을 응원합니다! 💪

다음 글에서는 ‘퇴직 예정자를 배려하는 HR’로 찾아오겠습니다. 읽어주셔서 감사합니다🙂

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< 한끗 HR 다른 글 바로가기 >

① 지원자를 배려하는 HR

② 신규 입사자를 응원하는 HR

③ 퇴직자를 배려하는 HR