퇴직자의 관점에서 가장 난감한 상황은 무엇일까요? 여러 상황이 있을 수 있지만, 그 중 하나가 ‘경력증명서를 받지 못했을 때’인 것 같습니다. 특히 규모가 크지 않고 경영지원 담당자의 이직이 잦은 스타트업의 경우, 퇴직 후에는 경력증명서 발급을 요청 드릴 경로도 마땅치 않아서 대표님께 직접 연락을 드리게 되기도 하는데요.

이렇게 서로 다소 민망할 수 있는 상황을 피하고, 그동안 회사의 성장을 위해 함께 노력한 동료의 앞길을 응원하는 마음으로 따뜻하게 환송할 수 있는 방법을 정리했습니다. 한끗 HR 세 번째 이야기는 ‘퇴직자를 배려하는 HR’입니다.

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🪄 명확한 정리의 중요성

퇴직 예정자는 일반적으로 정신 없이 바쁩니다. 자료 정리와 인수 인계, 사내 인사, 좌석 정돈 등으로 한동안 분주한 시기를 보내게 됩니다. 그렇게 시간이 흘러서 퇴사일이 되고 나면 미처 정리되지 않은 것이 남아 있는지 여부와 관계없이 회사를 떠나게 되고, 간혹 그 후에는 연락이 닿지 않는 경우도 존재합니다.

문제는 ‘아무리 열심히 퇴사를 준비해도 정리 과정에서 깜빡 놓친 것이 존재할 수 있다’는 점입니다. 퇴직자가 반납한 전자기기를 안전한 곳에 잘 보관해 둔 후, 신규 입사자 분께 드리기 전에 포맷 여부 점검을 위해 컴퓨터를 켠 후에야 비밀번호를 모른다는 사실을 발견하는 경우가 대표적인 사례입니다. 이런 경우 퇴직자 분과 연락이 닿고, 비밀번호를 기억하고 계시다면 다행이지만 현실에서는 ‘울며 겨자먹기’와 같은 심정으로 컴퓨터를 공장 초기화하는 경우도 발생합니다.

위와 같은 사례를 방지하기 위해서 필요한 것은 약간의 디테일과 시간입니다. 퇴사일 전까지 퇴직자 분들을 대상으로 구체적으로 챙겨야 하는 항목을 정리해보겠습니다.

• 업무 인수인계서
  • 기존 담당 업무 중 루틴 업무의 수행 프로세스, 현재 이슈 사항, 과거 작업 자료, 협력사 Contact Point
  • 퇴직 예정자 자신이 사용했던 업무 관련 인프라웨어, SaaS 전체 리스트 (ID/PW 포함)
  • 회사 소유 자산에 설정한 ID/PW (컴퓨터, 휴대전화 등)
  • 퇴사 후 연락처 (전화번호, E-mail)

• 사직서, 영업비밀보호서약서
  • 사직서 : 자진 퇴사의 경우 퇴직 사유란에 ‘자진 퇴사’ 명시, 자필 서명 필수

• 회사 소유 자산
  • 컴퓨터 및 주변기기(모니터/애플패드 등), 도서, UI/UX 테스트용 태블릿/휴대전화 등
  • 인계 받은 자산의 내부 관리 고유번호, 인계자, 인계 일시, 인계 후 보관 장소를 기록하시기를 추천합니다.

(저는 실무 과정의 실수/누락을 방지하기 위해 퇴사 절차 확인서 양식을 만들었습니다.)

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🪄 깔끔한 마무리의 필요성

인사(혹은 경영지원) 담당자로 일하고 계시다면 퇴직자의 경력증명서(또는 원천징수영수증) 발급 요청을 받으신 적이 있으실 것입니다. 그런데 발급 요청자의 퇴직 시점 기준 직무, 직급 등의 정보 확인이 불가능하다면 어떻게 해야 할까요? 상상만 해도 난감한 경우이지만, 예상 외로 실무 과정에서 자주 발생하는 문제입니다.

위와 같은 상황을 방지하고, 어제의 동료였던 퇴직자 분들과 오늘은 얼굴 붉히는 사이가 되지 않기 위해 기본적으로 체크해야 할 요소는 다음과 같습니다.

• 서류 발급
  • 경력증명서, 전년도 원천징수영수증(또는 당해년도 근로소득원천징수부)
  • 가능하다면 경력증명서는 퇴사일 당일 내로 발급 후 메일로 송부하시기를 추천 드립니다.

• 행정 업무
  • 4대보험 탈퇴 처리
    • 매월 말에 진행하시는 경우, 해당 사실을 퇴직자 분께 사전에 알려주세요.
  • 급여/수당 및 퇴직금 지급
    • 퇴직 월 1일 ~ 퇴직일의 급여, 연차수당, 퇴직금 등 모든 금전 보상은 14일 내에 지급해야 합니다.
    • 지급 예정 시점이 14일 이후인 경우, 해당 사실을 사전에 협의하여 서면 합의서를 작성하세요.

• 퇴직자의 금전 보상 지급 일정 관련 법령
  • 근로기준법 제36조(금품 청산) : 사용자는 근로자가 사망 또는 퇴직한 경우에는 그 지급 사유가 발생한 때부터 14일 이내에 임금, 보상금, 그 밖의 모든 금품을 지급하여야 한다. 다만, 특별한 사정이 있을 경우에는 당사자 사이의 합의에 의하여 기일을 연장할 수 있다.
  • 근로자퇴직급여 보장법 제9조(퇴직금의 지급 등) ① : 사용자는 근로자가 퇴직한 경우에는 그 지급사유가 발생한 날부터 14일 이내에 퇴직금을 지급하여야 한다. 다만, 특별한 사정이 있는 경우에는 당사자 간의 합의에 따라 지급기일을 연장할 수 있다.

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회사 생활이 ‘회자정리 거자필반’이지만 어제의 동료가 오늘의 퇴직 예정자이면서 다른 곳에서 내일의 동료가 될 수 있는만큼, 모두 최대한 원활하게 웃으면서 관계를 잘 마무리하시기를 기원 드립니다.

귀한 시간을 내어 여기까지 읽어주셔서 감사합니다. 다음 글에서 보시고 싶으신 주제가 있으시다면 댓글로 남겨주시면 최대한 반영하기 위해 노력하겠습니다! 🙂

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② 신규 입사자를 응원하는 HR

③ 퇴직자를 배려하는 HR