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업무를 하다보면 여러가지 일을 동시에 처리해야 하는 경우가 많습니다. 특히 HR 담당자분들은 여기저기서 수시로 오는 요청들을 처리하다 정작 본인의 업무는 놓치기 쉽상이죠. 멀티플레이어가 되어야만 하는 숙명으로 받아들이기도 합니다. 또한 구성원들의 협업에서도 이런 경우가 허다하죠. 관련 부서간의 회의요청, 자료요청, 질의 등등이 업무 시간에 오고가다 보면 자신의 업무는 들여다보지 못하는 경우가 발생하기도 합니다.

물론 해야 할 업무를 하다가 갑작스런 요청이 들어오거나 수명업무가 내려지면 정신없지만 잘 처리하고 있다고 하시는 분들도 있습니다. 저도 그 중 한 명이었습니다. 혹은 업무를 하다가 메시지나 SNS 등을 확인하면서도 멀티플레이가 가능하다고 자부하기도 했습니다. 그런데 얼마 전 ‘도둑맞은 집중력’이라는 책을 보다가 아차 싶었습니다. 인간의 뇌는 매우 단순해서 동시에 한두 개의 생각밖에 못한다는 것입니다. 난 분명히 그 이상도 동시에 처리했다고 믿었었거든요. 근데 사실은 그게 아니었습니다. 사람들은 이 일 저 일을 계속해서 전환하고 있고 자신이 그러고 있다는 사실을 알아채지 못한다고 합니다. 나의 의식은 자연스럽게 일이 진행되었다고 느끼지만 사실 우리 뇌는 일과 일 사이를 오가면서 순간순간 계속해서 재설정하고 있다고 하네요. 

여기서 중요한 포인트는 이런 과정에서 우리의 집중력이 현저하게 저하되고 있다는 것입니다. 그러면서 사실은 업무 수행력이 떨어지고 속도가 느려지는 것을 인지조차 못하고 있을 수 있다는 거죠. 자신이 멀티플레이어라고 믿는 분들이 얻는 대가 중에 하나가 ‘전환 비용 효과’라고 합니다. 본인이 업무 수행 중에 휴대폰을 본다거나 갑자기 다른 업무 요청에 대한 처리가 끝난 뒤에 본인의 업무로 다시 돌아와야 합니다. 그럴려면 방금 무엇을 하고 있었는지 떠올려야 하고, 무슨 생각을 하고 있었는지 떠올려야 합니다. 그리고 거기에는 어느 정도의 시간이 필요하죠. 이러한 상황이 발생할 때 수행능력이 저하되고 속도가 느려지기 마련입니다. 

본인의 업무에 집중하고 왠지 술술 풀리고 있는데 그때 갑자기 누군가가 어깨를 툭치면서 혹은 메신저나 전화로 업무 요청을 했다고 상상해 보세요. 상상만 해도 피가 거꾸로 솟구치고 있지 않습니까? 방해받지 않는 시간이 어느 정도 보장되어야 업무와 관련된 새로운 생각과 혁신이 나올 수 있다고 합니다.     

어쩌면 우리는 하루 동안 1시간도 채 안되는 시간 동안만 집중하고 있을지도 모릅니다. 본인 스스로 의도하는 경우도 있겠지만 타인에 의해 내 업무에 집중할 수 있는 환경이 아니라면 개선을 위한 노력이 너무 필요하지 않을까요? 조직관리 측면에서도 너무나 필요한 사안입니다. 개인 혹은 특정 부서의 상황만이 아니라는 거죠. ‘내 일은 언제하지?’, ‘와….이제야 겨우 내 일을 할 수 있네…’ 라는 생각과 말이 나온다면 무조건입니다. 업무 개선에 노력하지 않으면 자칫 업무 과다로만 인식하여 채용으로 업무 분산을 하려 할 수도 있습니다. 무분별한 채용으로 추후 조직관리가 더 어려워질 수 있죠. 

업무 시간은 소중합니다. 소중한 만큼 잘 활용이 되어야하죠. 그럴려면 우선 구성원 개인들이 본인의 업무에 집중할 수 있는 환경을 만드는 방안을 고민해야 합니다. 그래서 어떤 조직들은 업무 효율성 증대를 목적으로 집중근무 시간을 정해놓고 운영하기도 하죠. 말 그대로 정해진 시간 내에서는 보다 집중해서 본인의 업무를 진행할 수 있도록 합니다. 근데 개인적으로 저는 집중근무 시간대를 정하기 보다는 협업 시간대를 정해 놓는 것을 더 선호합니다. 구성원 개인들의 주요 업무가 기본으로 각인되고 세팅 되는 것이 중요하다고 생각 하거든요. 본연의 업무를 위한 시간이 보장되는 것이 기본이고 다른 구성원들에게 업무를 요청할 때는 배려가 우선되어야 하기 때문이기도 합니다.

혹시, 우리는 나 자신은 물론 다른 모든 구성원들도 멀티플레이어라고 착각하고 있지는 않을까요? 아니 그렇게 되어야만 한다고 강요하고 단정지어 버린 것 아닐까요? 주위에 HR을 하고 있는 주니어분들이라도 잘 봐주세요. 혹시나 요청 업무에 지쳐 정작 HR은 하지 못한다며 고민하고 있을 수도 있습니다. 업무에 대한 양이 많아서인지 집중할 수 있는 환경이 아닌지 들여다 보는 것도 좋을 것 같습니다.

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