온보딩 실무자 경험노트 1.온보딩 방해 요소

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뉴비의 첫 업무,
“네?? 제가 오늘부터 온보딩 담당자라구요?”

최근 몇 년 전부터 채용 트렌드가 변화하였습니다.
공채중심에서 경력중심으로 변화하면서 자연스럽게 온보딩의 역할도 더 중요해졌습니다.
이에 여러 기업에서는 온보딩 프로그램을 설계하고 운영하고 있으며
그간 없던  직무가 생긴 탓에 인사(채용/HRD/OD 등) 내에서 또는 전혀 다른 부서의 담당자가 업무를 맡곤 합니다.

저 역시 경력입사로 입사하자마자 맡은 업무가 온보딩이었고
실무자로서 해당 기업의 온보딩을 A to Z까지 맡아서 운영하였습니다.
“저도 온보딩이 안되어 2-3배 더 고생을 하였지만 전 과정을 맡으며 회사 전반을 이해하게 되었고
다양한 프로젝트를 통해 커리어적으로 많은 경험을 하였습니다.

1. 온보딩 전 과정 설계하기
온보딩 네이밍에 맞게 입사자의 전체 여정의 경험을 관리해야 합니다.
온보딩의 시작은 입사 첫 날이 아닌 채용부터이고, 기업에 따라서는 입사 확정 후부터 진행합니다.
보통 온보딩 시점을 정하고 해야 할 일들을 순차적으로 나열하는데
여기서 중요한 것은 카테고리별 구분이 필요하다는 것입니다.

2. 카테고리 구분하기
회사관점, 업무관점, 네트워킹관점
크게 위 세 가지 관점으로 구분하였습니다.

회사: 웰컴레터 발송, 회사 히스토리, 산업에 대한 교육, 인사전반 안내, 웰컴키트 지급
업무: 부서별 업무 안내(현업에 요청), 시스템 안내(Teams,Slack,Wiki 등)
네트워킹: 웰컴런치, 부서장 미팅, 버디 지정(협업 부서 내)

“여기서 가장 어려운 점은 무엇일까요?”
바로 시스템입니다.

시스템이 잘 갖추어진 회사에서는 이 모든 과정이 유연하게 흘러갑니다.
그러나 처음 온보딩을 구축하는 곳에서는 사소하지만 흐름을 깨는 이슈들이 발생합니다.

<사소하지만 온보딩 흐름을 깨는 요소들>
사원증 발급, 노트북 세팅, 웰컴키트 지급, Q&A 창구

[사원증 발급]

입사 당일 위 모든 것들이 지급되어야 하지만 사원증 사진 촬영을 언제 하는 지에 따라
지급이 늦어지고 사원증 수령 전까지는 사내 입/출입, 사내 식당 이용 등 불편을 겪습니다.
사진 촬영부터 사원증 제작까지 협업부서와의 소통이 필요합니다.

[노트북 세팅]

업무 프로그램, 회사 폰트, 복사기 프로그램 등 아주 기본적인 설치가 필요하며
PC 지급이 늦어질 경우에도 이에 대한 양해를 구하는 부분과 대안책도 필요하게 됩니다.
당일 노트북과 업무에 필요한 프로그램이 설치될 수 있도록 시스템화가 필요합니다.

[웰컴키트]

지금 당장 네이버에 웰컴키트를 검색하면 다양한 업체가 나옵니다만
소량일 경우에는 제작이 어려우며(보통 200개, 500개 이상 제작 가능)제작 시 단가가 높아지게 됩니다.
또한 구성품 역시 일반적인 사무용품, 텀블러, 담요, 에코백 등에 회사 CI를 담는 정도입니다.

업체를 통한 웰컴키트보다는 우리 회사를 대표할 수 있는 구성품을 선정하여
회사 CI를 담거나 또는 스티커로 만들어서 붙이는 방법이 있습니다.
구성품을 담을 수 있는 패키지는 ESG, 활용도 측면에서 에코백 또는 미니캐리어백을 추천드립니다.
또한 회사 CI나 대표할만한 이미지가 있다면 스티커, 마스킹테이프 제작도 추천드립니다.
*슬리퍼나 후드집업의 경우 입사자 마다 사이즈가 다릅니다. 저도 알고 싶지 않았습니다. ㅠㅠ
창고에서 다급하게 재고 수량 파악 후 주문하고 입사자 사이즈 파악해서 전달하는 것은 정말 비효율적입니다.
성별이나 사이즈 구분이 적은 구성품을 추천드립니다.

[Q&A]

뉴비에게 의지할 수 있는 창구는 온보딩 담당자 또는 지정된 버디입니다.
하지만 매번 물어보는 뉴비의 어려움과 수고로움을 줄이기 위해서는
사전에 FAQ를 정리하거나  인트라넷에서 해당 키워드 검색 시 각각의 내용이 정리되는 방안이 필요합니다.
신규 입사자가 궁금한 요소는  휴가 신청, 법인카드 신청, 임직원할인, 복지카드 안내 등 정말 다양합니다.
*추가로 공간에 대한 이해가 부족한 신규 입사자에게는 사원 정보 클릭 시 근무지 위치가 안내 되어야 합니다.
때문에 온보딩에서 가장 중요한 것은 시스템이라고 생각합니다.

3. 1on1 미팅
1년 동안 100명의 입사자 대상으로 50시간 동안 미팅을 진행하였는데요,
해당 시간은 온보딩 담당자로서 해당 과정의 개선사항, 애로사항을 파악하는 동시에
구성원이 잘 적응하고 있는 지에 대한 정서적인 네트워킹 측면에서 운영하였습니다.
1on1 미팅을 통해 애로사항을 도출하고 이후에는 이를 강화하는 방안을 모색하게 됩니다.

1on1 미팅을 통해 도출한 개선사항,이를 위한 프로그램 개발 및 운영 과정들은
제 2탄에서 자세하게 소개하겠습니다.

 

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