스타트업 바야흐로 지금은 대 스타트업 시대다

하루하루 흥미있는 일이 일어나는 스타트업, 나는 현재 그 현장속에 있다

오늘은 또 어떠한 일이 나를 반겨줄까?

미팅이 너무 많아요!!!

• 구성원에 다급한 목소리를 들었다. 미팅이 너무 많다는 것이다. 미팅으로 인해 업무에 집중해야되는 시간을 방해받는다는 내용이 접수 되었다. 우리의 미팅은 그정도로 많은가? 필요 없는 것인가?

주기적으로 하고 있는 미팅을 살펴보았다. 우리는 총 4가지였다.

• 매주 화요일 팀 ORK 미팅
• 매주 목요일 팀 리더 미팅
• 격 주 화요일 VOC 미팅
• 매월 둘째 주 목요일 타운홀 미팅

이외에는 팀별, 개인별 필요한 대상자와 유동적으로 미팅을 진행하고 있다. 조사기관에 따르면 직장인들은 하루에 평균 2~3회의 미팅에 참석하는 것으로 나타났다. 또 73%는 회의가 시간 낭비라고 느낀 적이 있다고 답했다. 우리는 4가지의 미팅을 진행하고 있는데 이것이 정말 효율적인 업무에 시간을 뺏고 있는 것일까? 궁금하였다

미팅을 왜 진행하고, 왜 효율적이라고 생각하지 않는지 알아 보았다.

미팅은 필요해요!

• 리더로서 팀원들의 업무를 확인하고, 빠르게 의사 결정 하기 위해서는 미팅은 필수적입니다. 협업툴, 메신저 등 좋은 소프트웨어들이 많지만 모든 걸 담아내기엔 한계가 명확합니다. 대화를 통해 업무 방향을 정렬하는 것이 초기 스타트업에서 가장 중요합니다! 빠르게 결정해야 돼요!
• 다시 한번 강조 하는 거죠. 관심을 이끌어 내는 것입니다. 세세하게 업무 진행 현황을 확인하는 것은 우리의 가치관과는 반하는 행동입니다. 주기적인 미팅을 통해 어떤식 으로 업무를 진행하고 있는지 확인하는 겁니다.
• 메신저, 메일로 업무를 주고 받으면 너무 딱딱해요. 생각지도 못한 오해가 쌓여가는 경우도 있었습니다. 얼굴을 보며 얘기하면 오해 될 수 있는 상황을 바로 해결 할 수 있습니다.

미팅은 필요하지 않아요!

• 1~2시간 미팅(일명 마라톤 미팅)을 한번 진행하면 체력이 엄청 소모됩니다. 시간이 길어질수록 내용은 산으로 가는 경우가 많아요. 끝나고 나면 다음 업무에 집중이 잘 안돼요.
• 미팅 내용이 너무 뜬구름 잡는 내용입니다. 실질적인 액션플랜이 나오지가 않아요. 미팅을 하는 이유를 모르겠어요
• 미팅은 효율적인 업무체제에서는 필요 없다고 생각해요. 미팅이라는 자체가 비효율적이라고 생각해요. 메신저, 메일 등을 통해 업무를 충분히 진행 할 수 있다고 생각합니다

우리에게 현재 미팅은 필요하고 적절한 것인가?

• 근본적으로 미팅 자체와 미팅을 시간으로 제한한다고 해서 해결될 문제는 아니라고 생각이 들었다. 1~2시간의 미팅을 진행 한 뒤 서로 원하는 결과를 얻었다면 과연 미팅이 필요 없다고 생각 했을까?  미팅의 근본적인 이야깃거리를 확인하여야 한다. 필자는 미팅이 지금은 필요한 단계라고 생각한다. 다만. 미팅은 진행하는 목적이 분명하여야 하며, 그 목적에 따른 결과가 반드시 도출 되어야 한다. 미팅이 잘 진행되기 위해서 어떠한 프로세스가 필요하다

필자는 미팅이 필요하다고 생각한다. 다만, 기준이 필요하다.

미팅에서 어떠한 결정을 해야 되나요?

• 미팅이 끝났을 때 우리는 어떠한 결정을 하고 결정된 거에 따른 기대하는 바가 무엇인지 명확하게 정리가 되어야 한다. 미팅 주최자가 그것을 결정하지 못한다면 미팅은 진행되지 말아야 한다. 혼자만으로 생각하기 어려운 사안에 대해 미팅을 진행하곤 한다. 어떠한 것을 생각해야 하는지 어떤 걸 결정하고 싶은지는 반드시 사전에 정리가 되어야 한다.

미팅에 필요한 참여자로 구성됐나요?

• 미팅에 정말 필요한 참여자로 구성되었는지 확인이 필요하다. 참석이 필요 없는 사람이 참석을 해도 문제고 참석에 필요한 사람이 참석하지 않아도 문제이다. 보고체계가 복잡하지 않고, 빠른 의사 결정이 장점인 스타트업에서는 미팅 사안에 최종 결정권자와 바로 미팅을 하는 것이 가장 좋다. 하지만 그렇지 못할 경우에는 담당자와 충분하게 논의하여, 최종 결정권자에게 본인이 전달하고 싶은 부분은 잘 얘기하여야 한다.

미팅 참여자들에게 사전에 미팅 내용이 공유됐나요?

• 오늘 무슨 미팅이야? 최악이다. 미팅은 사전에 내용이 반드시 공유되어야 한다. 긴급하게 발생하는 이슈에 대한 미팅이더라도 왜 미팅을 진행하는지는 공유 되어야 한다. 긴급하게 발생한 미팅도 공유되어야 하는데 아이디어를 종합하거나 프로젝트를 진행하기 위해 진행되는 미팅은 말을 해서 무얼 하냐. 무조건 필요하다. 미팅은 하나의 주제를 가지고 서로의 의견을 주고받으며 보다 나은 결정을 하기 위함이다. 물론 미팅 간에 주제에 대한 의견을 바로 제시할 수 있는 인원도 있겠지만, 사전에 미팅이 공유되었다면 더욱더 의견을 자세하고 다양하게 제시할 수 있다.

미팅 간 상대방에 의견을 경청하고 존중하나요?

• 효과적인 회의일수록 시끄럽다는 말이 있다. 보다 나은 결정을 하기 위해 끊임없이 얘기하고 논의하기 때문이다. 하지만 미팅을 진행하는데 아무도 말을 하지 않는다고 한다면 왜 말을 하지 않는지에 대해 생각해야 한다. 서로 의견을 경청하지 못하고 존중받지 못한다고 느끼거나, 원색적인 비난을 하는 등 의견에 대해 부정적으로 얘기하면 안 된다. 제일 큰 실패는 도전하지 않는 것이다. 도전하기 위해서는 서로 의견을 자유롭게 토론하며 정렬되어야 한다. 솔직하게 얘기하고 그것에 대해 피드백할 때는 상대방을 존중한다는 생각으로 대안을 가지고 얘기하여야 한다.

미팅 진행 간 진행 목적에 대해 계속 생각하나요?

• 미팅 진행을 왜 하는가?! 주최자가 결론 짓고자 하는 내용이 있다. 미팅은 이 내용을 중점적으로 얘기해야 되며, 이 내용에 대한 결과가 나와야 한다. 그럼에도 다들 미팅을 진행하면서 이야기가 산으로 가는 경우를 경험 해보았을 것이다. 미팅이 주제를 벗어 날 때에는 지금 어떻게 미팅이 진행되고 있는지 다시 한번 공유하는 것이 좋다. 미팅은 결과를 도출하기 위함이다.

정말 미팅이 필요한가요?

• 정말 미팅이 필요한가? 근본적인 이유부터 있어야 한다. 협업툴이나 메신저로 이야기가 진행 될 수 있고 의사결정에 문제가 없다면 미팅을 진행 할 필요는 없다. 서로 의논하며 보다 나은 결정을 하기 위함이라고 했을 때 미팅은 하나의 수단이지 필수요소는 아니란 얘기이다.

필자는 효율적인 미팅을 진행하기 위해 어떠한 프로세스를 진행할까 고민해보았다.

미팅 없는 날

• 주기적으로 진행되는 미팅일자를 제외하고, 휴가가 많은 월요일, 금요일도 제외하였다. 그럼 우리에게는 수요일 밖에 없었다. 우리는 수요일을 미팅 없는 날로 지정 하고 업무를 집중할 수 있게 하였다.

미팅에 관련된 포스터

• 미팅을 진행하는 기준에 대해 구성원들에게 공유하고 표어 공모전을 열어볼까 생각 중이다. 포스터를 필자가 제작 할 수 있지만, 공모전을 진행한다면 구성원들이 조금 더 미팅에 관련해서 생각을 하지 않을까 라고 생각하기 때문이다.

미팅 예약시스템

• 협업툴을 통해 미팅룸을 예약하고, 예약할 때 우리의 기준을 다시 한번 확인 할 수 있게 할 예정이다. 또한 미팅이 진행될 때는 미팅 내용을 작성하여, 서로 간의 논의한 내용과 도출한 결과에 따른 해석이 달라지지 않게 하여야 한다.

프로세스만으로 충분할까? 그렇지 않다. 미팅을 진행하는 것에 대한 공감이 필요하다

그래서!!!! 리더분들 역할이 중요합니다!!

• 스타트업에서 미팅을 주최하는 것도, 리딩하는 것도 과반수 이상이 리더의 역할을 수행하고 있는 인원이다. 그렇기 때문에 올바른 미팅 문화를 구축하고 운영하기 위해서는 리더의 역할이 필수적으로 필요하다. 우리가 원하는 문화는 하루 아침에 만들어지지 않는다. 하지만 문화가 된다면 위대한 역사가 될 것이다.

팀원분들 역할도 중요해요 !!!

• 미팅이 없을 수 없다. 그리고 미팅으로 중요한 문제를 해결하는 경우들도 많다. 본인들이 미팅이 왜 비효율적으로 느끼는지에 대해서는 의견을 적극적으로 표출하여야 한다. 조직은 솔직한 대화로 업무를 효율적으로 진행하고 싶어한다. 참아야지.. 말해봤자 변하는 거 있겠어? 라고 생각하는 사람들은 조직을 떠나길 추천한다. 좋은 조직문화는 그렇지 않다. 개선 사항을 지속적으로 말했는데도 불구하고 변하지 않았을 때 리더를 떠나보내는 것이 좋은 조직문화를 가진 회사이다 좋은회사는 단단하고 강력한 조직문화를 원한다!!!

HR에서는 구성원들과의 주기적인 1 on 1 미팅(물론 미팅에 관련된 내용이 전부는 아님)을 통해, 우리가 강조하는 가치관, 조직문화를 리더들이 잘 이끌어 가는지, 팀원들이 공감하는지, 지속적으로 확인하고 지원하여야 한다.