사무지원직으로 채용한 직원이 과장이 되었지만 지원업무만 한다면?

어느 회사의 고민
A회사는 31년된 영업 중심의 회사로 전국에 시 단위 조직을 가지고 있다.
초기 각 지점과 팀에 고졸 여직원을 각 1명씩 채용해 일반 서무 업무를 하게 하였다.
이들 중에는 지금 과장까지 있는데, 일은 대부분 서무 업무를 하고 있다.
대부분 여직원이며, 전사 70명 수준이다. 처음에는 고졸로 시작했는데,
최근 4~5년 전부터 대졸 직원도 채용되었다.
회사와 개인 모두 이들이 근무년수가 높아질수록 상위 직무를 수행할 수 있는 노력을 하지 못했다.
하지만, 근속이 되면 승진하거나, 회사의 온정적 조치로 인하여 이들 중에는 대리, 과장이 된 직원이 있다.
직급은 대리, 과장이지만, 하는 일은 일반 서무 수준의 단순 업무이다.
나이도 일반 직원보다 10살 가까이 높아 지원업무를 부탁하기도 불편한 상황이 되었다.
전산화가 이루어져서 전표나 비용 처리는 현장에서 본인이 전산에 등록하면 회계팀에서 담당한다.
사장이 볼 때, 사무지원직원은 직급과 연봉에 비해 수행 업무는 낮은 수준이고 여유가 많아 보인다.
지원직무를 수행하는 직원들을 조치할 수 있는 방안이 있다면 무엇일까?

지원직 직원을 바라보는 2시각
지원직 직원을 바라보는 2가지 시각이 있다.
하나는 기존 정규직 직원에 자발적 퇴직을 실시하고,
지원 업무는 업무효율화와 정규직이 아닌 비정규직으로 일반 단순 업무를 처리하게 하는 시각이다.
이 시각 하에서 결정할 수 있는 방안은 크게 다음과 같이 살펴볼 수 있다.
1) 상위 조직으로의 업무 통폐합
• 본부, 지역단위 shared service 조직 통합 운영
• RPA(robotic process automation) 관련한 TF 조직 프로젝트 팀을 구성
(각 지점 고직급 숙련자 위주), 단순작업의 IT화를 추진(외부 전문 IT기관과 협업)
2) 지속적 사무 혁신활동의 추진
• 변화에 SMART WORK(업무간소화/paperless/work diet 등) 추진
• 업무 효율화( 시스템화, 중앙처리화, 자동화 추구)
3) 지원직에 대한 별도 인사제도 수립 및 운영
• 정규직채용을 중단하고 서무직으로 주임 대리 과장 진급은 없는 직무로 운영
• 기존 직급체계와 다른 보상체계(직무급)를 갖추고, 매년 연봉인상은 가급액 정도에서
소폭 급여 상승이 되도록 함(계약 당시에 그런 부분을 공유하고 계약)

다른 하나는 사무지원 직원에게 성장 기회를 부여하고,
이들이 가지고 있는 역량을 발휘할 수 있도록 제도를 마련해 가는 방안이다.
1) 일정 기간 근무자 중 우수자에 한해 직무 전환을 통한 신규 업무 부여
• 성과를 내는 인재는 전환배치 육성과 동시에 대학편입, MBA 지원을 하여 육성
• 올바른 인성과 우수 성과를 내는 직원은 일반직으로 전환하고 신규 업무 부여
2) 일반직 사원들의 업무 중 일부를 지원직 직원에게 추가로 부여하여
업무 역량을 높이는 방안으로 일을 통한 성장과 우수 지원직 직원에 대해
회사가 장기적으로 성장할 수 있도록 가져가는 철학과 방안이다.

사무지원직에 근무하는 정규직원 조치에 대한 제언
사무지원직이 생기게 된 당시에는 회사의 필요가 있었다.
IT기술의 발전과 사무 혁신의 결과, 사무지원직이 수행하는 단순 보조 업무는 전산화가 이루어졌다.
하지만, 지원업무가 없다는 것은 아니다. 누군가 해야 할 일반 단순업무는 존재한다.
많은 기업들은 이러한 단순 업무를 수행하기 위해
정규직으로 높은 연봉을 주며 직원을 채용하지 않는다.
단순 지원업무를 통합하여 관리하고, 비정규직 직원을 통해
이들 직무를 수행하게 하며 지속적으로 업무효율화를 추진한다.
이슈는 이들 업무를 수행하기 위해 기존에 채용한 정규직 직원들에 대한 조치이다.
정규직으로 입사하여 수행한 업무가 지원업무밖에 없기 때문에
직무 등급이 높은 업무를 수행할 역량이 되지 않는다.
매년 역량을 강화하고 성과에 대한 점검과 피드백을 통해 평가를 했다면,
이들 중에서 우수 직원은 더 높은 수준의 일을 수행하고 승진하여 관리자가 될 수 있을 것이다.
이렇게 하지 못한 회사와 개인 모두의 책임이 있다.

현재 상위 직무를 수행할 수 없는 직무역량이 떨어지는 정규직 직원에 대해
매몰차게 퇴직을 강요할 수는 없다.
이들에게 직급과 연봉에 맞는 일을 수행할 수 있도록 관심을 갖고 지원하는 것이 우선되어야 한다.
1년 이상의 일정 기간을 두고 역량 강화 교육, 멘토링과 지도를 통해
일을 수행할 수 있도록 체계적 프로그램이 있어야 한다.
우수한 직원은 승진하고 관리자가 될 수 있는 경력개발의 기회를 만들어 줘야 한다.
개인이 목표와 열정을 갖고 도전한다면 그 길을 만들고 열어주는 것이 회사의 책임이다.

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