임직원과 가까워지는 사내소통의 기술

조직문화 담당자들에게 사내 커뮤니케이션 업무는 뗄레야 뗄수 없는 업무다. 회사의 다양한 정보를 전달하기 위해서 혹은 임직원의 행동변화를 촉구하기 위해서 등 다양한 목적을 가지고 임직원과 커뮤니케이션해야 하는 미션을 가지고 있다. 그리고 각 회사별 주기적으로 이루어지는 조직문화 진단의 결과에서 항상 찾아볼 수 있는 임직원의 Voice는 “소통이 부족” 하다는 것이다.  그러면 어떻게 이러한 임직원의 Needs를 충족할 수 있을까? 보다 효과적으로 사내커뮤니케이션을 할 수 있는 방법은 어떻게 되고, 어떻게 하면 임직원과 좀 더 밀도깊은 커뮤니케이션을 할 수 있을까?

이런 본질적인 질문에 대답하기 위해 오랜 기간 사내커뮤니케이션 업무를 경험하면서 정리된 네 가지 전략을 제시하고 싶다. 네 가지 전략의 경우 사내커뮤니케이션을 처음으로 시작하는 담당자에 대한 Mindset, 그리고 구성원과 가깝게 소통하기 위한 기술적 방법들, 그리고 이러한 사내 커뮤니케이션을 위해 기반이 되어야 하는 두 가지 환경에 대한 부분을 정리했다.

우선 첫 번째로, 사내 커뮤니케이션을 처음으로 시작할 때의 Mindset이다. 한마디로 “나는야, 마케터” 전략이다. 사내 커뮤니케이션 업무를 시작할 때 보통 어떤 사내커뮤니케이션 채널을 활용할지 등의 기술적인 부분을 먼저 검토하기가 쉽다. 그런데 소통에 있어서 가장 중요한 것은 임직원에게 소통해야 할 정보를 우선적으로 보게 하고, 이해하게 하고, 나아가서는 행동의 변화까지 이어질 수 있는 방법을 찾는 것이다. 특히 이러한 부분은 우리가 알고 있는 마케팅의 개념과 다르지 않다. 특히 컨텐츠 마케팅과 가깝다고 생각한다. 고객의 마음을 사로잡아야 마케팅의 효과가 있듯이, 임직원이 내가 제공하는 컨텐츠에 들어가서, 행동의 변화까지 이르는 과정에서 이탈하지 않고, 내가 제공하는 정보에 빠지는 것이 핵심이다. 이러한 사내커뮤니케이션의 과정에서 가장 중요한 Question은 우리 임직원이 “누구이냐” 하는 부분일 것이다. 우리 임직원은 어떠한 인원들로 구성되어 있고 어떠한 성향을 가지고 있고, 어떠한 정보를 원하는지에 대한 파악이 중요하다. 임직원들이 원하는 정보를 제안할 수 있는 제안과 피드백 채널을 오픈하고 주기적으로 체크하는 것이 필요하며, 실제 컨텐츠를 읽을 수 있도록 Hooking하는 것도 중요하다. 유투브에서는 썸네일이 가장 중요할 수 있는데, 사내 커뮤니케이션 컨텐츠도 마찬가지로 컨텐츠의 내용을 잘 요약하고 임직원의 관심을 끌수 있는 제목도 중요하며, 초등학생도 이해할 수 있을 정도로 쉽게, 재미있게, 캐주얼하게 전달하는 것이 효과적이다. 또한, 컨텐츠별 임직원의 반응도 주기적으로 체크하며, 임직원들의 관심도에 적합한 컨텐츠를 구성해야 한다.

두 번째로 구성원과 함께 소통하기 위한 기술적인 Skill이다. 함께 소통하기 위해서 컨텐츠 제작 단계에서 염두에 둬야 할 것은 전체 컨텐츠의 색깔을 보여주는 Tone & Manner다. 예전에 뉴스에서 X세대를 조망하면서, “이렇게 입으면 기분이 조크든요”라는 인터뷰 내용이 유행이 된 적이 있다. 유행이 된 배경에는 말투도 특이하지만, 그 당시의 Life Style을 반영하는 언어였기 때문이라고 생각한다. 이와 같이 Life Style에 따라 커뮤니케이션 언어는 계속 변화하고 있다. 그 시대의 Life style을 반영하여 컨텐츠의 색깔에 적합한 Tone& Manner를 가져가는 것이 임직원의 관심을 끌 수 있다. 예를 들어, 공식적으로 느껴질 수 있는 딱딱한 어투 보다는 반말체, 대화체, 이모지 등을 활용한 좀 더 캐주얼한 방식의 소통도 임직원의 관심도를 높일 수 있다. 또한 채널 구축에 있어서는 임직원이 편안하게 느낄 수 있는 채널을 구축하는 것이 쌍방향 소통에 도움이 될 수 있다. 공식적인 문서가 가득한 그룹웨어에서 어떻게 편안한 소통이 가능할까,? 최근 핫해진 익선동, 연남동 등의 좁은 뒷골목들이 인기를 끄는 이유도 숨고 싶어하는 사람들의 심리를 보여준다고 생각한다. 편안한 소통을 위해서도 이와 같은 사람들의 숨고 싶은 심리, 편안함을 제공해 줄 수 있는 플랫폼이 필요하다.  그래서 좀 더 사람들이 편안해 하고, 숨을 수 있는 별도의 게시판 형태나 플랫폼이 보다 쌍방향 소통에는 적합한 채널일 수 있다.

세 번째로 소통을 하기 위한 기본적 문화 기반인 수평적 문화의 조성이다. 우선 말을 할 수 있는 분위기를 조성해야 하는데, 특히 상급자와의 심리적인 거리감이 해소되어야 소통의 분위기가 형성될 수 있다. 특히 상급자와의 권력거리(조직에서 하위직급 직원들을 그들의 상사들로부터 격리시키는 감정적인 거리) 측면에서 의견을 말하는 것을 두려워 하지 않는 분위기 조성을 위해서는 수평적 문화가 기본이다. 님호칭의 사용, 일상적으로 발생하는 권위주의적 행동들에 대한 전사 캠페인의 운영 등이 도움이 될 수 있다.

네 번째로 소통을 도와주는 업무환경에 대해서 얘기를 하고 싶다. 소통을 할 수 있는 분위기가 업무 사무공간 내에 조성이 된다면, 좀 더 원할한 소통을 도와줄 수 있다. 업무 공간 설계시에 임직원들의 동선을 감안하여 임직원들이 보다 잘 마주칠 수 있는 공간을 설계하는 것이 핵심일 것 같다. 특히 Canteen이나 공용물품을 놓는 공간의 배치가 중요한데, Canteen같은 곳은 사람들이 만나서 Small talk을 할 수 있는 공간이 될 수 있으므로, 소통을 도와주는 장치가 될 수 있다. 또한, 업무공간 곳곳에 쇼파나 유휴테이블 및 의자를 둠으로써 동료와 소통할 수 있는 편안한 공간을 마련하는 것도 도움이 된다. 책상 위 파티션의 높이, 오피스데스크의 형태 등 도 소통 및 일하는 방식 측면에서 임직원의 행동을 바꿀 수 있는 요소일 것 같다.

이렇게 임직원과 가까워지는 소통의 기술 관련 4가지 전략, “나는야 마케터”, “구성원과 함께 소통하기 위한 Skill”, 수평에 기본적인 요소인 “수평적문화” ”소통을 도와주는 Workplace”관련한 생각을 나눠봤다. 그렇지만 무엇보다 중요한 것은 사내커뮤니케이션에 대한 조직문화담당자들의 열정이다. 조직문화담장자들의 노력, 열정 같은 무형적인 자산들이 결국 임직원과 가까워질 수 있는 핵심요소다.

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