CEO가 원하는 보고
대부분 CEO에게 보고하는 임직원은 인사를 하고 들어가 보고서를 건넨다. 보고서를 받고 CEO는 2가지 행동을 한다.
하나, 시간이 부족하고 성격이 급한 CEO는 바로 보고서를 넘긴다. 페이지를 읽으면서 궁금한 것 또는 과정에 대한 질문을 한다.
CEO와 함께 페이지를 넘기던 보고자는 갑작스런 CEO의 질문에 답변을 한다.
둘, 일부 CEO는 보고서를 읽지 않고 질문을 먼저 한다. “이 보고서에서 얻고자 하는 것이 무엇인가?”
“이 보고서 대로 한다면 어떤 성과가 창출되나?” “이 보고서가 잘못되었을 때, 회사는 어떤 피해를 입게 되는가?”
“내가 이 보고서를 결재해야 하는 이유를 말해주게” 등이다.
CEO는 답변 내용도 중요하지만, 보고자의 눈빛과 몸짓, 목소리를 살핀다.
자신감이 넘치면 보고서 내용을 대충 보며 곧 바로 추진하라고 승인한다.
하지만, 자신감이 부족하거나 불안해 하면 보고서의 내용을 보지도 않는다. 가져가라고 한다.

사실 생산이나 영업이 아닌 사무직은 보고가 일의 전부라고 해도 과언이 아니다.
흔히 보고라고 할 때에는 크게 2영역이 있다. 하나는 보고서 작성이고 다른 하나는 보고하는 행동이다.
사무직으로 보고서 작성과 보고를 못하면 인정받기 어렵다. 관리자와 경영자 입장에서 담당자의 보고서가 엉망이면 난처하다.
물론 자기 선에서 마무리 되는 일이라면 보고서 내용과 형식이 다소 부족해도 실행을 지시하고 추진하게 하면 된다.
하지만, CEO가 최종 결정해야 할 보고서라면 깔끔하면서 주장하는 바가 명확하고, 얻고자 하는 바, 기대 효과(성과)가 분명하고,
결론과 과정이 간결하면서도 논리적이어야 한다. CEO중에는 왜 우리 직원들은 보고서 작성을 하지 못할까 고민한다.

보고서 작성 못지 않게 중요한 것이 보고 방식이다.
많은 CEO는 보고서 내용도 중요하지만, 보고하는 모습에서 승인할 것인가 결정한다. 보고자의 열정과 자신감을 믿고
결재를 하기도 한다. CEO뿐 아니라 임원과 관리자가 가장 화가 나는 경우는 몇 번을 부탁했는데 마감 임박해서 가져와
자신없이 말하는 담당자이다. 이 경우, 대부분 관리자는 그냥 뺏고 자신이 직접 하고 싶은 생각이 든다고 한다.
관리자와 경영자와 이야기하다 보면, 보고의 기본도 모르고, 제대로 보고하지 못하는 직장인들이 많다는 점에 놀란다.

보고를 잘하는 직원은 어떤 특징이 있을까?
멘티들이 생각하는 보고를 잘하는 임직원의 특징을 정리했다.
① 의사결정자의 니즈를 파악하려 노력한다. 지시사항을 그대로 이행하기보다는 왜 그러한 지시를 하였는지를 이해하고 보고서에 담는다.
② 의사결정자가 알아야할 정보와 알지 않아도 될 정보를 잘 선별한다. 불필요한 사항까지 보고하여 의사결정자의 의사결정을 더디게 하지 않는다.
③ 일목요연하게 요약한다. 실무적으로 습득한 많은 정보를, 의사결정자가 빠른 시간 내에 이해할 수 있도록 잘 구조화하여 정리/보고한다.
④ 중간중간 보고를 해 상사와 함께 방향을 잡아간다.
⑤ 문제가 발생시 미루지 말고 즉시 보고해서 해결책을 찾는다.
⑥ 보고의 목적을 정확히 알고, 일목요연하게 보고서를 정리하며, Due-date을 반드시 지킨다.
⑦ 지시 받을 때 제대로 이해한 것이 맞는지 확인하는 과정을 필히 거친다.
⑧ 전사적 관점 및 상사 관점에서의 보고
⑨ 보고의 시기 및 장소 등 디테일 검토
⑩ 의사결정자 입장에서 자료를 작성하고, 보고 논리를 짜고 보고한다.

직장 생활을 하면서 보고를 잘하는 사람의 3가지 특징이 있다.
기본적으로 보고서 작성에 강점이 있다.
– 간단 명료하고 보기 좋다.
– 얻고자 하는 바와 기대 효과(성과)가 명확하다.
– 전사적 관점과 중기 계획이 있다.
– 논리가 분명하다.
– 대안이 있고, 실패에 대한 대책이 있다.

보고를 잘하는 직원은 최종 의사결정자에게 보고 시 2가지 특이점이 있다. 인사하고 들어간 다음, 곧 바로 보고서를 건네지 않는다.
금번 보고를 통해 얻고자 하는 바와 기대 성과를 말로 설명한다. 보고서를 건넨 다음 주도권을 뺏기지 않는다.
보고서를 넘기면서 핵심 중심으로 설명을 하며 본인이 원하는 의사결정을 유도해 간다. 보고하는데 막힘이 없고 자신감이 있다.
담당자와 함께 최종 의사결정자에게 보고 시, 담당자에게 보고를 하라고 하지 않는다.
관리자나 임원이 직접 보고를 하고 질문에 답변을 한다.

보고를 잘하는 직원의 3가지 큰 특징이 있다.
하나, 최종 의사결정자를 감동시키려는 마음이 있다. 이들은 최종 의사결정자가 무엇을 원하는 가를 항상 고민하여,
보고서, 보고 시기와 방법 등에 담고 최종 의사 결정자를 감동시킨다.
둘. 의사결정자들이 보고 내용을 전부 알고 있도록 수시로 내용을 공유하며 부단히 소통한다.
보고하는 내용에 대해 “왜 이 일을 했지?” “내가 원했던 방향 또는 결론이 아니잖아?”하면 곤란하다.
일의 시작부터 끝까지 수시로 찾아가 설명하고 조언을 받고 정리한 내용을 공유해 알도록 한다.
셋. 바쁜 일상 중이라도 상사가 불러 지시 내린 업무를 가장 먼저하고, 항상 마감 이전에 여유 있게 보고를 마친다.
상사는 방금 지시한 업무를 기억하고, 신속하게 처리한 것에 대해 만족한다. 담당자가 마감을 놓치는 것은 치명적이다.
마감 임박하여 의사결정자를 불안하게 하는 것도 바람직하지 않다.
중요한 일을 여유롭게 추진하는 직원을 모든 상사는 좋아한다.