“Writing Clear Email for an International Audience”라는 주제의 워크숍을 진행하고 한국 참가자들에게서 가장 많이 받는 피드백이 뭔지 아십니까? 많은 사람이 국문으로 작성하는 이메일에도 워크숍에서 배운 같은 방법들을 적용하고 있다고 말합니다. 저는 영어로 워크숍을 진행하기 때문에 매번 이런 말을 듣는 것이 놀랍습니다.

이는 명확한 이메일을 작성하는 것이 개인의 영어 능숙도와 관련성이 적다는 것을 증명합니다. 그보다 명확한 이메일을 작성하는 것은 어떤 언어로든 좋은 의사소통 기술로 단어들을 잘 구성해 내용을 전달하는 기능을 합니다. 이 때문에 많은 사람이 저의 “Communication Workshops”을 “Business English” 수업으로 오인합니다.

혹자는 간결하고 명확한 이메일을 쓰는 것이 왜 이토록 중요한지 궁금해하고 있을 것입니다. 설명하겠습니다.

첫째로, 세상의 모든 사업가는 아주 바쁩니다. 그들은 명확한 내용의 간결한 이메일을 읽는 것을 선호합니다. 간결한 이메일 작성은 매우 중요해져서 몇몇 해외 대표들은 모든 직원에게 다섯 문장 이내의 이메일을 쓰도록 요구하기도 합니다.

두 번째로, 간결하고 명확한 이메일을 쓸 줄 아는 사람들은 대부분 더 전문적이고 박식하게 보입니다.

여기 간결하고 명확한 이메일 작성을 돕는 몇 가지 절차들이 있습니다. 이 이메일들은 읽는 상대가 당신이 원하는 조치를 취하도록 할 것입니다. 이 절차들은 국문 또는 영문으로 작성되는 모든 이메일에 동일하게 적용됩니다.

첫 번째 단계: 상대방이 어떻게 지냈는지를 묻는 식의 긴 안부 인사는 생략하고 이메일을 시작합니다. 대체로 간단한 “Hello Peter” 정도면 충분합니다. 대신 첫 문장을 상대방에게 이메일을 쓰는 상황의 맥락을 알려주는 것으로 시작합니다. 예를 들면 이전에 합의했던 부분이나, 이전 이메일 이후로 확인이 필요한 사안에 대해 언급하는 것이 될 수도 있습니다.

두 번째 단계: 두 번째 문장에서는 상대에게 바라는 대응이나 받고 싶은 답변을 확실히 밝힙니다. 우리는 종종 이것을 “call to action”이라고 말합니다. 프로젝트에 대한 승인을 기다리고 있거나 지시를 기다리고 있습니까? 며칠까지 인지도요? 상대방에게서 당신이 원하는 행동을 유도하려면 구체적이어야 합니다.

세 번째 단계: 두 번째 단락에서 상대에게 당신이 왜 이 메세지를 보내고 있고, 왜 바로 지금 이에 대해 조치하는 것이 중요한지 설명해 줍니다. 또한 여기서 상대에게 프로젝트의 상태 및 진행 상황에 대해서 짧게 알려줘야 합니다.

네 번째 단계: 세 번째 단락에서는 프로젝트를 진행하거나 목표 달성에 있어 어려움을 극복하기 위해 상대에게서 필요로 하는 것이 무엇인지 납득할만한 설명을 써줍니다. 이 부분은 처음에 말한 “call to action”에 대한 더욱 자세하고 타당한 근거가 될 수 있습니다.

다섯 번째 단계: 네 번째이자 마지막 단락에서는 항상 상대에게 다음 절차에 대해 제안합니다. 대부분의 이메일은 다음 절차를 제안하고 합의를 이루기 위해 쓰입니다. 상대로부터 원하는 대응을 숙고한 후 분명하게 전달해야 합니다. 

여섯번 째 단계: 상대방에게서 나올법한 질문들을 예상하고 그들이 요청하기 전에 필요한 정보들을 제공합니다. 예로, 상대가 추후 필요로 할 추가적인 정보에 대한 링크나 문서들을 첨부해서 보내줄 수 있을 것입니다.

간결하고 명확한 이메일 작성이 중요한 또 다른 주된 이유는 이것이 상대로부터 더 빠른 회신을 받을 수 있도록 도와주기 때문입니다. 이를 달성하기 위한 보너스 팁을 드립니다.

보너스 팁: 이메일로 누군가에게 요청하면서 빠른 회신을 바란다면 약어 “ASAP”(혹은 “as soon as possible”)과 같은 표현은 피하기를 바랍니다. 특히 비즈니스 상황에서 “ASAP”는 너무 모호한 표현이기 때문입니다. 대신 정확한 기한과 그에 대한 이유를 제시하십시오. 그렇게 한다면 상대방은 시급한 정도를 이해하고 그에 따라 일에 우선순위를 정할 것입니다.

예를 들자면 이렇게 쓸 수 있습니다: “Could you complete [작업] by [날짜와 시간] because [이유]”. “Could you complete this”와 같은 화법은 덜 강압적으로 보입니다. 또 다른 좋은 방식은: “It would really help me out if you could reply by [날짜와 시간].” 입니다. 주어진 마감일의 준수를 요구하는 것보다 상대방에게 도움을 요청하는 편이 더 효과적일 것입니다.

명확한 이메일은 당신이 생각하기에 상대방이 필요할 법한 내용을 쓰는 것이 아닙니다. 명확한 이메일은 진짜 상대가 알아야 하는 것들에 대한 정확한 정보를 제공하는 것입니다. 이렇게 할 때 당신의 이메일은 읽는 사람들에게 더 가치 있는 내용이 될 것입니다. 그리고 당신은 이를 통해 이메일을 쓰는 목적을 실현할 수 있을 것입니다.